Ein vollständiges PFAS-Testpanel dauert zwei bis sechs Wochen - und Labore werden vor dem Stichtag 12. August 2026 massiv ausgelastet sein. Wer seine Lieferantenabfragen zu PFAS erst im Frühjahr 2026 startet, riskiert laut Branchenexperten, noch im Herbst nicht-konforme Ware zu vertreiben. Der Engpass liegt dabei nicht nur bei den Tests selbst, sondern vor allem bei der Lieferantenkommunikation: Daten einholen, prüfen, validieren und lückenlos dokumentieren - bei dutzenden oder hunderten Lieferanten gleichzeitig.
Dieser Artikel zeigt, wie Sie die PFAS-bezogene Lieferantenkommunikation strukturiert, effizient und auditfest aufsetzen - und warum Automatisierung den Unterschied zwischen Compliance-Sicherheit und Compliance-Chaos macht.
Achtung: Kein Bestandsschutz. Verpackungen, die nach dem 12. August 2026 erstmals in der EU in Verkehr gebracht werden, müssen die PFAS-Grenzwerte einhalten - unabhängig vom Herstellungsdatum. Lieferantenabfragen und Laboranalysen sollten daher jetzt beginnen.
Warum PFAS-Compliance eine Lieferanten-Herausforderung ist
Die PPWR (Verordnung (EU) 2025/40) verbietet ab dem 12. August 2026 PFAS oberhalb definierter Grenzwerte in allen Lebensmittelkontaktverpackungen. Die drei maßgeblichen Schwellenwerte lauten: max. 25 ppb für einzelne nicht-polymere PFAS, max. 250 ppb für die Summe nicht-polymerer PFAS und max. 50 ppm für Gesamtfluor (Anthesis Group1Anthesis Group). Entscheidend: Die PPWR unterscheidet nicht zwischen absichtlich zugesetzten und nicht absichtlich vorhandenen PFAS (Anthesis Group1Anthesis Group).
Für Unternehmen bedeutet das: Sie können PFAS-Konformität nicht allein intern sicherstellen. Die relevanten Daten - Materialzusammensetzung, Beschichtungen, Verarbeitungshilfsmittel - liegen bei Ihren Verpackungslieferanten. Genau hier beginnt das Problem:
- Viele Lieferanten verfügen selbst nicht über vollständige Zusammensetzungsdaten, da sie auf eigene Vorlieferanten angewiesen sind (Certivo2Certivo)
- Klassische E-Mail-Abfragen führen zu uneinheitlichen Antwortformaten und hohem manuellem Prüfaufwand
- Ein PFAS-Labortest dauert typischerweise zwei bis sechs Wochen (Lovat Compliance3Lovat Compliance) - Engpässe sind ab Q2 2026 absehbar
- Eine reine Lieferantenerklärung allein stellt laut EU-Leitlinienentwurf keine Compliance sicher - Laborergebnisse sind erforderlich (Lovat Compliance3Lovat Compliance)
Wer die Details zur PFAS-Dokumentation für Audits vertiefen möchte, findet im Beitrag PFAS-Compliance im Verpackungsmanagement: Dokumentation für PPWR- und REACH-Audits eine umfassende Übersicht.
Was eine belastbare PFAS-Lieferantenabfrage enthalten muss
Eine wirksame PFAS-Abfrage geht weit über die Frage "Enthalten Ihre Produkte PFAS?" hinaus. Für eine auditfeste Dokumentation sollte Ihr standardisierter Fragebogen folgende Punkte adressieren:
- Explizite PFAS-Aussage je Material/Artikelnummer: Nicht pauschal, sondern zugeordnet zu konkreten Spezifikationen
- Referenz auf die PPWR-Grenzwerte: 25 ppb (individuell), 250 ppb (Summe), 50 ppm (Gesamtfluor)
- Angabe zur Prüfmethode: Wurde ein Gesamtfluor-Screening durchgeführt? Liegen gezielte Analyseergebnisse vor?
- Gültigkeit und Versionierung: Datum der Erklärung, Gültigkeitszeitraum, Hinweis auf Erneuerungspflicht bei Formulierungsänderungen
- REACH-Compliance-Aussage: Zusätzlich zur PPWR sollten SVHC-Informationspflichten (> 0,1 % Massenanteil) abgedeckt sein
Praxis-Tipp für Einkaufsleiter: Integrieren Sie die PFAS-Abfrage in Ihre reguläre Lieferantenqualifizierung - als festen Bestandteil des Onboarding- und Review-Prozesses.
Fünf Schritte zur strukturierten PFAS-Datenerfassung
Der folgende Prozess hilft Ihnen, die Lieferantenkommunikation von der ersten Abfrage bis zur auditfähigen Dokumentation systematisch aufzusetzen:
Identifizieren Sie alle Lebensmittelkontaktverpackungen in Ihrem Portfolio und priorisieren Sie Hochrisiko-Materialien wie beschichtetes Papier, Karton und Recycling-Fasermaterialien.
Verwenden Sie strukturierte Fragebögen mit konkreten Referenzen zu PPWR-Grenzwerten (25 ppb individuell, 250 ppb Summe, 50 ppm Gesamtfluor). Fordern Sie explizite Aussagen zur PFAS-Freiheit je Material und Artikelnummer an.
Prüfen Sie eingehende Lieferantendaten automatisch auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konsistenz - z. B. ob alle angeforderten Materialien abgedeckt sind und ob Laborberichte den richtigen Prüfmethoden entsprechen.
Identifizieren Sie fehlende oder unvollständige Antworten, setzen Sie automatisierte Erinnerungen und eskalieren Sie systematisch bei Non-Response. Dokumentieren Sie jeden Schritt als Due-Diligence-Nachweis.
Verknüpfen Sie PFAS-Erklärungen, Laborberichte und Lieferantendaten direkt mit der jeweiligen Verpackungsspezifikation in einer zentralen Plattform - als Basis für die Konformitätserklärung (DoC).
Manuell vs. automatisiert: Der Effizienzunterschied in der Praxis
Für Unternehmen mit 50 oder mehr Verpackungslieferanten wird die manuelle PFAS-Datenerfassung per E-Mail und Excel schnell zum Ressourcenproblem. Die folgende Gegenüberstellung zeigt, wo automatisierte Lieferantenkommunikation konkrete Vorteile bietet:
| Kriterium | Manuell (E-Mail / Excel) | Automatisiert (Plattform) |
|---|---|---|
| Abfrage an 50+ Lieferanten senden | 2-5 Arbeitstage | < 1 Stunde |
| Rücklaufquote nach 4 Wochen | 30-50 % | 70-90 % |
| Vollständigkeitsprüfung je Antwort | Manuell, fehleranfällig | Automatisch, regelbasiert |
| Lücken-Eskalation & Erinnerungen | Individuell, uneinheitlich | Automatisch, auditfähig |
| Verknüpfung mit Verpackungsspezifikation | Manuell (Copy-Paste) | Direkt verknüpft |
| Audit-Trail / Nachweisfähigkeit | Schwer nachvollziehbar | Vollständig dokumentiert |
Unternehmen, die auf manuelle Prozesse setzen, erreichen nach vier Wochen typischerweise nur 30-50 % Rücklaufquote bei Lieferantenabfragen - automatisierte Plattformen mit strukturierten Erinnerungen und Self-Service-Portalen steigern diese Quote deutlich.
Wie Packa die PFAS-Lieferantenkommunikation automatisiert
Die Packa-Software für digitales Verpackungsmanagement adressiert genau die Herausforderungen der PFAS-bezogenen Lieferantenkommunikation:
- Automatisierte Lieferantenabfragen: Sie versenden standardisierte PFAS-Fragebögen direkt aus der Plattform an alle relevanten Lieferanten - mit Fristen, automatischen Erinnerungen und Eskalationsregeln
- Datenvalidierung in Echtzeit: Eingehende Antworten prüft die Plattform automatisch auf Vollständigkeit und Plausibilität. Fehlende Angaben oder Inkonsistenzen markiert sie sofort
- Direkte Verknüpfung mit Verpackungsspezifikationen: PFAS-Erklärungen und Laborberichte ordnet die Plattform automatisch der jeweiligen Verpackungsspezifikation zu - als Basis für die PPWR-Konformitätserklärung
- Lückenanalyse auf Portfolioebene: Sie sehen auf einen Blick, für welche Verpackungen noch PFAS-Nachweise fehlen - und steuern gezielt nach
- Auditfähiger Dokumentations-Trail: Jeder Kommunikationsschritt wird protokolliert - vom Versand über Erinnerungen bis zur finalen Validierung
Wer sich einen umfassenden Überblick über das PFAS-Verbot und seine Auswirkungen auf Lebensmittelverpackungen verschaffen möchte, findet im Beitrag PFAS in Lebensmittelverpackungen: Was das EU-PFAS-Verbot 2026 bedeutet die relevanten Hintergründe.
Ihre nächsten Schritte: Jetzt handeln statt im Sommer reagieren
Die meisten Lebensmittelunternehmen benötigen vier bis neun Monate, um einen nicht-konformen Lieferanten zu ersetzen - inklusive Materialtests, Artwork-Aktualisierung und Bestandsbereinigung (Lovat Compliance3Lovat Compliance). Das bedeutet: Wer heute startet, hat noch Zeit für einen geordneten Umstellungsprozess. Wer wartet, riskiert Marktausschlüsse.
Drei konkrete Handlungsempfehlungen:
- Sofort: Identifizieren Sie alle Lebensmittelkontaktverpackungen in Ihrem Portfolio und priorisieren Sie Hochrisiko-Formate (beschichtete Papiere, Karton mit Recyclingfaseranteil, Fast-Food-Verpackungen)
- Innerhalb von 4 Wochen: Versenden Sie standardisierte PFAS-Abfragen an alle betroffenen Lieferanten - idealerweise über eine zentrale Plattform mit automatischer Nachverfolgung
- Laufend: Validieren Sie eingehende Daten, fordern Sie fehlende Laborberichte an und verknüpfen Sie alle Nachweise mit Ihren Verpackungsspezifikationen als Grundlage für die Konformitätserklärung
Die kostenlose PPWR-Checkliste hilft Ihnen, den aktuellen Compliance-Status Ihres Portfolios schnell einzuschätzen.
Häufig gestellte Fragen
Welche PFAS-Grenzwerte gelten ab August 2026 für Lebensmittelverpackungen?
Die PPWR setzt drei Grenzwerte: max. 25 ppb für einzelne nicht-polymere PFAS (gezielte Analyse), max. 250 ppb für die Summe nicht-polymerer PFAS (gezielte Analyse) und max. 50 ppm für Gesamtfluor. Überschreitet der Gesamtfluor 50 ppm, muss der Lieferant nachweisen, wie viel davon auf PFAS zurückzuführen ist.
Reicht eine Lieferantenerklärung allein für die PFAS-Compliance?
Nein. Laut EU-Leitlinienentwurf sind Laborergebnisse erforderlich - eine reine Lieferantenerklärung stellt keine Compliance sicher. Idealerweise kombinieren Sie die Erklärung mit Gesamtfluor-Tests und bei Bedarf gezielten PFAS-Analysen.
Wie lange dauert ein PFAS-Laborbericht typischerweise?
Ein vollständiges PFAS-Testpanel dauert in der Regel zwei bis sechs Wochen. Planen Sie diese Vorlaufzeit in Ihre Lieferantenabfrage ein - insbesondere, da Labore vor der August-2026-Deadline stark ausgelastet sein werden.
Was passiert, wenn ein Lieferant nicht auf die PFAS-Abfrage antwortet?
Dokumentieren Sie jeden Kontaktversuch sorgfältig (Datum, Kanal, Inhalt). Fehlende Antworten zeigen eine Datenlücke auf, die ein Compliance-Risiko darstellt. Automatisierte Eskalationsprozesse mit Fristen erhöhen die Rücklaufquote und dienen gleichzeitig als Due-Diligence-Nachweis.
