Stellen Sie sich vor, Ihr Audit ist übermorgen - und der Prüfer fragt nach der PFAS-Freiheitserklärung für Ihre Lebensmittelverpackung. Sie schreiben Ihren Lieferanten an. Zwei Tage später: keine Antwort, falsches Formular, fehlende Werte. Genau dieses Szenario droht FMCG-Unternehmen, die ihre Lieferantenkommunikation im Verpackungsbereich noch nicht strukturiert haben.
Ab dem 12. August 2026 sind PPWR-Konformitätserklärungen (Declaration of Conformity, DoC) für jede Verpackungsart Pflicht, bevor diese in der EU in Verkehr gebracht werden darf. Ohne vollständige Lieferantenerklärungen können Sie keine valide DoC ausstellen. Was viele Einkaufs- und Verpackungsteams übersehen: Der kritische Engpass liegt oft nicht im eigenen Unternehmen - sondern bei den Zulieferern.
Dieser Leitfaden dreht die Perspektive um. Er zeigt Ihnen, welche konkreten Nachweise Sie von Ihren Verpackungslieferanten einfordern müssen, wo typische Datenlücken entstehen und wie Sie den gesamten Prozess digital und auditfähig aufsetzen.
Warum Lieferantenerklärungen ab 2026 kritisch werden
Die PPWR (Verordnung EU 2025/40) definiert klare Rollen für alle Akteure in der Verpackungslieferkette. Lieferanten, Hersteller, Importeure und Händler tragen jeweils spezifische Nachweispflichten - und diese sind eng miteinander verzahnt.
Rohstoff- und Materiallieferanten bringen Verpackungen zwar nicht selbst in Verkehr. Sie unterliegen aber ab dem 12. August 2026 gesetzlichen Informationspflichten gegenüber dem Erzeuger - und müssen wesentliche Material- und Konformitätsdaten strukturiert bereitstellen. Für Sie als Einkäufer oder Verpackungsverantwortlicher heißt das: Die Qualität Ihrer Compliance-Dokumentation hängt direkt von den Daten Ihrer Lieferanten ab.
Die Konsequenzen bei Datenlücken sind konkret:
- Keine auditfähige DoC -> Keine Vermarktung der betroffenen Verpackung in der EU
- Behördliche Prüfung -> Fehlende Unterlagen führen zu Sanktionen
- EPR-Risiken -> Falsche oder fehlende Materialangaben verzerren EPR-Meldungen und EPR-Gebühren
- In Deutschland können Verstöße gegen das Verpackungsgesetz mit Bußgeldern von bis zu 200.000 € pro Verstoß geahndet werden.
Welche Dokumente müssen Ihre Lieferanten bereitstellen?
Die folgende Übersicht zeigt die Kerndokumente, die Sie von jedem relevanten Verpackungslieferanten einfordern sollten:
| Dokument / Nachweis | Wesentliche Inhalte | Pflicht ab | Risiko bei Fehlen |
|---|---|---|---|
| Lieferantenerklärung / Materialdeklaration | Vollständige Materialzusammensetzung, Materialgewichte, Schichtaufbau je Verpackungskomponente | 12.08.2026 | Keine auditfähige DoC erstellbar |
| PFAS-Freiheitserklärung | Bestätigung der Einhaltung der PFAS-Grenzwerte (25 ppb / 250 ppb / 50 ppm) für Lebensmittelkontaktverpackungen | 12.08.2026 | Marktausschluss, Bußgelder |
| Rezyklatanteil-Nachweis | Zertifizierter Post-Consumer-Rezyklatanteil (PCR) bei Kunststoffverpackungen, Angabe der Quelle und Methode | Ab 01.01.2030 (Planung ab sofort) | Nicht-Erfüllung der Mindestrezyklatquoten |
| Konformitätserklärung des Herstellers (DoC) | Bestätigung der Einhaltung von Art. 5-12, 24, 26 PPWR; Identifikationsnummer, Herstellerangaben, Unterschrift | 12.08.2026 | Marktausschluss; Sanktionen bis 200.000 € |
| Technische Dokumentation | Zeichnungen, Stücklisten, Prüfberichte, Grenzwertnachweise, Recyclingfähigkeitsbewertung | 12.08.2026 | Behördliche Prüfung nicht bestehbar |
| Schwermetall-Nachweis | Einhaltung Grenzwert ≤ 100 mg/kg für Blei, Cadmium, Quecksilber und sechswertiges Chrom (Summe) | 12.08.2026 | Stoffbeschränkung verletzt |
| Recyclingfähigkeits-Bewertung | Einordnung in EU-Recyclingkategorien, Material-/Designbewertung nach PPWR-Kriterien | Ab 01.01.2030 (Vorbereitung ab 2026) | EPR-Mehrkosten, späterer Redesign-Zwang |
Materialdeklaration und Materialzusammensetzung
Die Materialdeklaration ist das Fundament jeder Konformitätserklärung für Verpackungen. Sie beschreibt den exakten Schichtaufbau einer Verpackung, die eingesetzten Materialien mit Gewichtsanteilen sowie die Zusammensetzung aller Komponenten (Behälter, Deckel, Etikett, Verschluss).
Achten Sie auf folgende Qualitätskriterien:
- Angaben in Gewicht (g oder mg/kg) - nicht nur als Materialbezeichnung
- Differenzierung nach Verpackungskomponente (z. B. Tray vs. Folie vs. Etikett)
- Angabe der eingesetzten Farben, Lacke und Beschichtungen
- Keine vagen Angaben wie "PE-ähnliches Material"
PFAS-Freiheitserklärung
Ab dem 12. August 2026 dürfen Verpackungen mit Lebensmittelkontakt die PFAS-Grenzwerte von 25 ppb (Einzelwert), 250 ppb (Summenwert identifizierter PFAS) und 50 ppm (Gesamtfluorgehalt) nicht überschreiten. Lieferanten, die Folien, Beschichtungen oder Papierverpackungen mit Barrierefunktionen produzieren, müssen diese Grenzwerte durch Prüfberichte oder Herstellerselbsterklärungen belegen. Mehr Details finden Sie in unserem Beitrag zu PFAS-Compliance und Lieferantenkommunikation.
Rezyklatanteil-Nachweise (PCR-Zertifikate)
Für Kunststoffverpackungen gelten ab 2030 Mindestanteile an Post-Consumer-Rezyklaten (PCR). Für kontaktempfindliche PET-Verpackungen sind ab 2030 mindestens 30 % PCR-Anteil vorgeschrieben, ab 2040 steigen die Quoten weiter. Starten Sie jetzt mit der Datenbeschaffung: Fordern Sie bereits heute Rezyklatanteil-Zertifikate von Lieferanten an. So schaffen Sie eine verlässliche Planungsbasis und identifizieren frühzeitig Lieferanten, die diese Anforderungen nicht erfüllen können.
Konformitätserklärung und technische Dokumentation
Technische Unterlagen und Konformitätserklärungen sind für Einwegverpackungen mindestens 5 Jahre, für Mehrwegverpackungen mindestens 10 Jahre aufzubewahren und auf Anforderung den Behörden vorzulegen. Fordern Sie strukturierte Prüfberichte, Zeichnungen und Stücklisten ein - nicht nur die fertige DoC.
Typische Probleme in der Lieferantenkommunikation
Die Praxis zeigt: Selbst bei etablierten Lieferketten fehlen häufig 30-70 % der für PPWR relevanten Verpackungsdaten. Die Ursachen sind vielfältig:
Unvollständige Datenlieferung
Lieferanten kennen oft nicht alle relevanten Parameter. Ein Folienlieferant weiß möglicherweise nicht, ob sein Produkt als Lebensmittelkontaktverpackung eingestuft wird - und liefert daher keine PFAS-Daten. Einkaufs- und Verpackungsteams müssen deshalb klare Anforderungen im Vorfeld definieren und sich nicht auf die Eigeninitiative des Lieferanten verlassen.
Unterschiedliche Formate und Einheiten
Lieferant A liefert Materialangaben in Prozent, Lieferant B in Gramm, Lieferant C benennt Materialien nach internen Codes. Ohne standardisierte Formulare ist ein konsistenter Vergleich unmöglich - und die manuelle Harmonisierung bindet wertvolle Ressourcen in Einkauf und Qualitätssicherung.
Fehlende Validierung
Wie stellen Sie sicher, dass die deklarierten PFAS-Werte eines Lieferanten korrekt sind? Ohne automatisierte Konsistenzprüfungen oder Querverweise mit Prüfberichten bleibt dies eine Vertrauensfrage - keine valide Compliance-Grundlage.
Sprachbarrieren bei internationalen Lieferanten
Gerade bei Lieferanten aus Asien oder Osteuropa entstehen durch Sprachbarrieren häufig Missverständnisse: Begriffe wie "recyclingfähig" oder "Post-Consumer-Rezyklat" werden unterschiedlich interpretiert. Mehrsprachige, strukturierte Formulare mit klaren Pflichtfeldern und Auswahloptionen (statt Freitext) schaffen hier Abhilfe.
Prüfen Sie Ihren aktuellen Stand: Interaktive Checkliste
Nutzen Sie die folgende Checkliste, um einzuschätzen, wie vollständig Ihre Lieferantendokumentation heute ist:
Wie Sie den Prozess strukturiert aufsetzen
Ein auditfähiger Prozess zur Lieferantenerklärung entsteht nicht durch mehr E-Mails - sondern durch systematische Strukturierung. In sechs Schritten schaffen Sie eine solide Basis:
Entwickeln Sie ein einheitliches Formular mit Pflichtfeldern für Materialzusammensetzung, PFAS-Status, Rezyklatanteile und Schwermetallwerte. Vermeiden Sie freie Textfelder - strukturierte Dropdown-Felder und Zahlenangaben sind auditfähiger und maschinell auswertbar.
Nicht alle Lieferanten haben dasselbe Risikoprofil. Priorisieren Sie Lebensmittelkontaktverpackungen (PFAS-Pflicht ab August 2026), Kunststoffverpackungen (Rezyklatquoten) und Zulieferer aus Ländern mit unterschiedlichen Compliance-Standards. So können Sie die Abfragen gezielt und effizient steuern.
Ersetzen Sie E-Mail-Anfragen durch ein zentrales Portal, in das Lieferanten ihre Erklärungen, Zertifikate und Nachweise direkt hochladen. Automatisierte Erinnerungen sorgen für lückenlosen Rücklauf - ohne manuelles Nachfassen.
Prüfen Sie eingehende Daten automatisch auf Vollständigkeit und Konsistenz: Fehlen PFAS-Werte? Stimmt der Rezyklatanteil mit dem deklarierten Material überein? Packa identifiziert typischerweise 30-70 % fehlende oder inkonsistente Verpackungsdaten in bestehenden Portfolios.
Nutzen Sie die validierten Lieferantendaten als direkte Datengrundlage für Ihre PPWR-Konformitätserklärung (DoC). So entfällt doppelte Dateneingabe - und Ihre DoC ist stets auf aktuellem Stand der Lieferantenerklärungen.
Technische Dokumente und Lieferantenerklärungen sind für Einwegverpackungen mindestens 5 Jahre, für Mehrwegverpackungen mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Richten Sie automatische Erinnerungen für ablaufende Zertifikate und jährliche Aktualisierungen ein.
Wie Packa die Lieferantenkommunikation digitalisiert
Packas digitales Verpackungsmanagement unterstützt Einkaufs-, Verpackungs- und QA-Teams dabei, den gesamten Prozess der Lieferantenerklärungen digital, effizient und auditfähig abzubilden.
KI-gestützte Spezifikationsdigitalisierung
Lieferantendaten liegen häufig als Excel, PDF oder ERP-Export vor - in unterschiedlichen Strukturen und Formaten. Packa liest diese Dokumente automatisiert aus, harmonisiert die Daten und befüllt ein standardisiertes Spezifikationsprofil. Eine KI-gestützte Validierung prüft Konsistenz und Vollständigkeit - und eine Datenlückenanalyse zeigt sofort, welche Angaben fehlen oder inkonsistent sind.
Automatisierte Lieferantenkommunikation
Statt manueller E-Mail-Anfragen versendet Packa automatisierte, strukturierte Anfragen direkt an Lieferanten - inklusive Erinnerungen bei fehlenden Rückläufen. Lieferanten befüllen ihre Daten über ein dediziertes Portal direkt in der Plattform. Das eliminiert Medienbrüche, reduziert Fehler und beschleunigt den Prozess erheblich.
Smart Matching für Lieferantenauswahl
Auf Basis vollständiger Spezifikationsdaten unterstützt Packas Smart Matching Sie bei der Bewertung und Auswahl von Lieferanten nach Compliance-Kriterien: Welche Lieferanten erfüllen PFAS-Anforderungen? Welche können die gewünschten Rezyklatanteile nachweisen? So wird die Compliance-Anforderung zur Entscheidungsgrundlage im Einkauf. Mehr zum Thema Kosten und Beschaffungsstrategie finden Sie in unserem Leitfaden zur strategischen Verpackungskostenoptimierung für Einkaufsteams.
Compliance-Check und DoC-Verknüpfung
Die in Packa hinterlegten Lieferantendaten fließen direkt in automatisierte PPWR-Compliance-Checks ein. Fehlende oder nicht konforme Werte werden sofort angezeigt. Die validierten Daten dienen als direkte Grundlage für die Erstellung der PPWR-Konformitätserklärung - ohne Mehrfacheingabe, ohne Medienbruch.
Praxisbeispiel: Ein Lebensmittelhersteller mit 1.200 Verpackungsartikeln stellte nach der ersten Datenlückenanalyse mit Packa fest, dass bei 68 % der Artikel keine valide PFAS-Erklärung vorlag - und bei 41 % Rezyklatangaben vollständig fehlten. Innerhalb von drei Monaten wurden durch automatisierte Lieferantenanfragen und Validierungschecks über 900 Datenlücken geschlossen.
Fazit: Jetzt handeln - bevor der Lieferant zum Compliance-Risiko wird
Die Lieferantenerklärung für Verpackungen ist ab August 2026 keine Formalität mehr, sondern Voraussetzung für den EU-Marktzugang. Wer die benötigten Daten nicht rechtzeitig und vollständig von seinen Zulieferern einholt, riskiert Dokumentationslücken, Marktausschlüsse und behördliche Sanktionen.
Die gute Nachricht: Mit einem strukturierten, digitalen Ansatz gestalten Sie diesen Prozess nicht nur compliance-sicher, sondern auch effizient und skalierbar. Standardisierte Formulare, automatisierte Kommunikation und KI-gestützte Validierung ersetzen das E-Mail-Chaos - und machen Ihr Verpackungsdatenmanagement zukunftsfest.
Ihre nächsten Schritte:
- Erstellen Sie eine vollständige Liste Ihrer Verpackungslieferanten und priorisieren Sie nach Risikoprofil (Lebensmittelkontakt, Kunststoffe, internationale Zulieferer)
- Definieren Sie standardisierte Pflichtfelder für Lieferantenerklärungen - orientiert an den PPWR-Anforderungen
- Setzen Sie auf digitale Prozesse für Anfrage, Rücklauf, Validierung und Archivierung
- Verknüpfen Sie Lieferantendaten direkt mit Ihrer PPWR-DoC-Erstellung
Was ist eine Lieferantenerklärung für Verpackungen?
Eine Lieferantenerklärung ist ein Dokument, mit dem Ihr Verpackungslieferant die wesentlichen Materialeigenschaften, Inhaltsstoffe und Compliance-relevanten Parameter eines gelieferten Verpackungsartikels schriftlich bestätigt. Sie bildet die Datenbasis für Ihre eigene PPWR-Konformitätserklärung (DoC) und ist unabdingbar für eine auditfähige Verpackungsdokumentation.
Welche Dokumente müssen Lieferanten ab August 2026 bereitstellen?
Mindestens: vollständige Materialdeklaration, PFAS-Freiheitserklärung (bei Lebensmittelkontakt), Schwermetallnachweis (≤ 100 mg/kg), technische Dokumentation und - soweit relevant - Angaben zu Rezyklatanteilen. Zusätzlich sollten Recyclingfähigkeitsbewertungen und Zertifikate (z. B. FSC, PEFC, Rezyklat-Zertifikate) eingefordert werden.
Wie lange müssen Lieferantenerklärungen archiviert werden?
Laut PPWR sind technische Unterlagen und Konformitätserklärungen für Einwegverpackungen mindestens 5 Jahre aufzubewahren, für Mehrwegverpackungen mindestens 10 Jahre. Die Dokumente müssen auf Anforderung den zuständigen Behörden vorgelegt werden können.
Was passiert, wenn Lieferanten die benötigten Daten nicht liefern?
Ohne vollständige Lieferantendaten können Sie keine valide PPWR-Konformitätserklärung ausstellen. Das bedeutet im schlimmsten Fall: Marktausschluss für betroffene Verpackungsartikel, Behördensanktionen und Lieferunterbrechungen. Handeln Sie frühzeitig und fordern Sie Daten proaktiv ein - am besten über standardisierte, digitale Prozesse.
Wie löse ich das Problem internationaler Lieferanten und Sprachbarrieren?
Setzen Sie auf mehrsprachige, standardisierte Formulare in Ihrem Lieferantenportal (z. B. Englisch, Chinesisch, Polnisch). Strukturierte Felder mit Auswahloptionen statt Freitext reduzieren Missverständnisse erheblich. Digitale Portale wie Packa unterstützen mehrsprachige Lieferantenkommunikation und automatisierte Validierung der eingehenden Daten.
Wie unterscheidet sich die Lieferantenerklärung von der PPWR-Konformitätserklärung (DoC)?
Die Lieferantenerklärung ist ein Zuliefer-Dokument, das Sie von Ihrem Verpackungslieferanten einholen. Die PPWR-DoC ist Ihre eigene Erklärung als Inverkehrbringer, die Sie auf Basis der gesammelten Lieferantendaten erstellen. Beide Dokumente sind eng verzahnt: Ohne vollständige Lieferantenerklärungen fehlt Ihnen die Datenbasis für eine valide DoC.
