Ab dem 12. August 2026 muss für jede Verpackungsart, die in der EU in Verkehr gebracht wird, eine EU-Konformitätserklärung zur neuen Verpackungs- und Verpackungsabfallverordnung (PPWR - Verordnung (EU) 2025/40) vorliegen.

Für Verpackungsingenieurinnen und -ingenieure sowie Qualitätsverantwortliche ist das weit mehr als ein zusätzliches Formaldokument: Die Konformitätserklärung wird zum zentralen Nachweis dafür, dass Ihr Verpackungsdesign - einschließlich "Design für Recycling" - die Anforderungen der EU-Verpackungsverordnung erfüllt.

Dieser Beitrag erläutert:

  • die rechtliche Grundlage der PPWR-Konformitätserklärung
  • den verpflichtenden Inhalt nach Artikel 39 und Anhang VIII PPWR
  • Aufbewahrungsfristen (5-10 Jahre) für Unterlagen
  • ein praxisnahes, schrittweises Vorgehen zum Aufbau eines konformen Prozesses

Unsere Checkliste hilft Ihnen zu prüfen, ob Sie alle Voraussetzungen für die Konformitätserklärung erfüllen.

1. Was ist die PPWR-Konformitätserklärung - und wer braucht sie?

Nach der neuen EU-Verordnung über Verpackungen und Verpackungsabfälle müssen Hersteller für jede Verpackungsart eine Konformitätsbewertung durchführen und anschließend eine EU-Konformitätserklärung (DoC) erstellen.

Vereinfacht gesagt bedeutet die PPWR-Konformitätserklärung:

  • Sie bestätigt, dass ein Verpackungsartikel die zentralen PPWR-Anforderungen (Artikel 5-12 - zum Beispiel Minimierung, Recyclingfähigkeit, Wiederverwendbarkeit, beschränkte Formate, Materialbeschränkungen) erfüllt.
  • Sie verknüpft diese Aussage mit einem eindeutigen, rückverfolgbaren Verpackungsdesign und einem bestimmten Hersteller.
  • Sie ist das Schlüsseldokument, das Behörden in Audits und Marktüberwachungsverfahren anfordern werden.

Wer ist verantwortlich?

  • Hersteller von Verpackungen (einschließlich Verarbeiter, die Handelsmarken-Verpackungen produzieren) sind rechtlich verpflichtet, die Konformitätsbewertung durchzuführen und die DoC auszustellen.
  • Importeurinnen und Importeure sowie Händlerinnen und Händler müssen sicherstellen, dass eine gültige DoC und technische Unterlagen vorliegen, bevor sie Verpackungen auf dem EU-Markt bereitstellen.
  • Markeninhaber, Abfüller und Händler benötigen Zugriff auf DoCs für ihr gesamtes Verpackungsportfolio, um die PPWR-Konformität für alle von ihnen in Verkehr gebrachten Verpackungen belegen zu können.

2. Rechtsgrundlage und PPWR-Zeitplan: Warum der August 2026 entscheidend ist

Wichtige Daten zur EU-Verpackungs- und Verpackungsabfallverordnung (PPWR) sind:

  • 12. August 2026 - Die PPWR gilt in allen Mitgliedstaaten. Ab diesem Datum sind
    • die Konformitätsbewertung,
    • die technische Dokumentation und
    • die EU-Konformitätserklärungen
      für jede in Verkehr gebrachte Verpackungsart verpflichtend.
  • 2027 - Digitale Kennzeichnungen (zum Beispiel QR-Codes) werden für bestimmte Verpackungen verpflichtend, um strukturierte Umweltinformationen zu verknüpfen.
  • 12. August 2028 - Einheitliche EU-Kennzeichnungsvorschriften für Verpackungen treten in Kraft.
  • 2030 - Alle Verpackungen müssen nach den PPWR-Kriterien "recyclingfähig" sein und für Kunststoffe die Vorgaben zum Rezyklatanteil erfüllen, was "Design für Recycling" massiv beschleunigt.

Für Verpackungstechnik- und Qualitätsteams ist damit der erste große Meilenstein klar: Bis August 2026 müssen Sie für jede Verpackungsfamilie einen funktionierenden Prozess zur Konformitätsbewertung und Erstellung von DoCs etabliert haben.

3. Pflichtangaben: Was muss die PPWR-Konformitätserklärung enthalten?

Artikel 39 PPWR verlangt, dass die EU-Konformitätserklärung dem Muster in Anhang VIII folgt. In der Praxis sollte sie mindestens die folgenden Elemente enthalten:

Checkliste: Mindestinhalt der PPWR-Konformitätserklärung

  1. Identifikationsnummer der Erklärung
    • Eine eindeutige DoC-Nummer, mit der Sie das Dokument mit internen Systemen, SAP-Materialnummern und Lieferantenkennungen verknüpfen können.
  2. Identifikation der Verpackung
    • Eindeutige Identifizierung der Verpackung (zum Beispiel Artikelnummer, Zeichnungsnummer).
    • Beschreibung zur Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit: Verpackungsart (zum Beispiel "Faltschachtel für Schokolade, 200 g"), Abmessungen, Materialien, Schichten, Hauptkomponenten (Verschluss, Etikett, Innenauskleidung).
  3. Hersteller (und Bevollmächtigte, sofern vorhanden)
    • Name, Anschrift und Kontaktdaten des Verpackungsherstellers.
    • Gegebenenfalls Angaben zur bevollmächtigten Vertretung des Herstellers in der EU.
  4. Verantwortungserklärung
    • Eine eindeutige Erklärung, dass die Konformitätserklärung in alleiniger Verantwortung des Herstellers ausgestellt wird und dass die Verpackung die Anforderungen der PPWR (Artikel 5-12) erfüllt.
  5. Verweis auf Unionsvorschriften
    • Eine Erklärung, dass die Verpackung mit der Verordnung (EU) 2025/40 über Verpackungen und Verpackungsabfälle übereinstimmt.
    • Gegebenenfalls eine Auflistung weiterer anwendbarer Rechtsakte der Union, für die diese DoC ebenfalls gilt (zum Beispiel Lebensmittelkontakt, Batterien usw.).
  6. Grundlage von Auslegung und Prüfung
    • Verweise auf harmonisierte Normen, gemeinsame Spezifikationen oder interne Spezifikationen, die zur Konformitätsbewertung herangezogen wurden (zum Beispiel Methoden zur Bewertung der Recyclingfähigkeit, Methoden zur Minimierung von Material und Volumen).
  7. Ausstellungsort, Datum und Unterschrift
    • Ort und Datum der Ausstellung.
    • Name und Funktion der zeichnungsberechtigten Person sowie Unterschrift im Namen des Herstellers.

Wenn Sie Verpackungen gezielt mit "Design für Recycling" entwickeln, ist die DoC der Ort, an dem Sie diese Entwicklungsarbeit formal mit den rechtlichen Konformitätsanforderungen verknüpfen.

4. Technische Dokumentation und Aufbewahrungsfristen (5-10 Jahre)

Die Konformitätserklärung ist nur die sichtbare Spitze des Eisbergs. Hersteller müssen zusätzlich eine technische Dokumentation führen, welche die Erklärung untermauert. Nach Artikel 15 PPWR umfasst diese unter anderem:

  • Beschreibung des Verpackungsdesigns und der Varianten
  • Ergebnisse der Konformitätsbewertungen nach Anhang VII (zum Beispiel Verpackungsminimierung, Berechnungen zur Recyclingfähigkeit, Eigenschaften zur Wiederverwendbarkeit)
  • zugehörige Prüfungen, Studien, Simulationen und Lieferantennachweise

Die Aufbewahrungsfristen sind streng:

  • für Einwegverpackungen: Aufbewahrung der technischen Dokumentation und der EU-Konformitätserklärung für 5 Jahre, nachdem die Verpackung in Verkehr gebracht wurde
  • für Mehrwegverpackungen: Aufbewahrung für 10 Jahre nach dem Inverkehrbringen

Für die Qualitätssicherung bedeutet das: Ihr Dokumentationssystem muss über viele Jahre prüfungsfähig sein - und widerstandsfähig gegenüber Personalwechseln, Systemumstellungen und Lieferantenwechseln.

5. Wie baue ich einen PPWR-konformen DoC-Prozess auf? Ein praxisnaher Ansatz

Für Verpackungstechnik- und Qualitätssicherungsteams liegt die eigentliche Herausforderung weniger in der Vorlage selbst als vielmehr in den zugrunde liegenden Prozessen und Daten.

Schritt 1: Verpackungsportfolio erfassen

  • Alle Verpackungsarten und Varianten erfassen (Verkaufs-, Sammel-, Transport-, E-Commerce-Verpackungen).
  • Eine sinnvolle Familienstruktur aufbauen (zum Beispiel nach Material, Format, Anwendung) als Grundlage für DoCs und technische Dossiers.

Schritt 2: Spezifikationen zentralisieren und digitalisieren

  • Zeichnungen, Stücklisten, Materialdatenblätter und Lieferantenerklärungen sammeln.
  • Diese in einheitliche digitale Parameter überführen (Materialien, Schichten, Gewichte, Druckfarben, Klebstoffe), um Prüfungen zur Recyclingfähigkeit und Minimierung zu unterstützen.

Eine digitale Plattform für Verpackungsmanagement wie Packa kann Spezifikationen aus Excel-Dateien, PDF-Dokumenten und ERP-Exporten importieren, sie mit KI digitalisieren und Lieferantendokumente in einer einzigen, prüfungsbereiten Datenbank bündeln.

Schritt 3: PPWR-Konformitätsbewertung durchführen

Für jede Verpackungsfamilie:

  • Design für Recycling (Erfassung, Sortierung und Verwertung im industriellen Maßstab) anhand der PPWR-Kriterien und relevanter Normen prüfen.
  • Verpackungsminimierung bewerten (kein unnötiges Gewicht, kein unnötiges Volumen).
  • Einhaltung von Beschränkungen bei Formaten und Materialien verifizieren.
  • Methoden, Daten und Annahmen dokumentieren - sie bilden einen Teil der technischen Dokumentation nach Anhang VII.

Schritt 4: DoC-Vorlage erstellen und standardisieren

  • Eine Master-Vorlage erstellen, die den Aufbau von Anhang VIII widerspiegelt.
  • Feste Unternehmensangaben vorab ausfüllen und anschließend DoCs je Artikel erzeugen mit:
    • spezifischen Verpackungskennungen und Beschreibungen
    • Verweisen auf die jeweils passende Konformitätsdokumentation
  • Wenn eine Verpackung mehreren Vorschriften unterliegt, kann sich ein kombiniertes DoC-Dossier anbieten, um Doppelarbeit zu vermeiden.

Schritt 5: Rollen, Arbeitsablauf und Änderungsmanagement festlegen

  • Klare Verantwortlichkeiten zuweisen (typischerweise Qualitätssicherung oder Regulatorik) für die Ausstellung und Aktualisierung von DoCs.
  • Den DoC-Arbeitsablauf mit dem Änderungsmanagement im Verpackungsdesign verknüpfen: Jede wesentliche Änderung (Materialwechsel, Gewichtsreduzierung, neuer Lieferant) muss eine Überprüfung und gegebenenfalls eine neue DoC-Version auslösen.

Schritt 6: Sichere, langfristige Dokumentenablage einrichten

  • DoCs und zugehörige technische Unterlagen in einem zentralen, versionsgesteuerten System mit Zugriffsrechten und Prüfpfaden ablegen.
  • Sicherstellen, dass die Aufbewahrungsfristen (5 oder 10 Jahre) auch dann abgedeckt sind, wenn ERP-Systeme gewechselt werden oder Standorte umstrukturiert werden.

Packa ist beispielsweise als prüfungsbereites Archiv für Verpackungsspezifikationen, Lieferantendokumente und Konformitätsnachweise ausgelegt - mit automatischen Erinnerungen für ablaufende Dokumente und strukturierten PPWR-Prüfungen.

6. Typische Fallstricke - und wie Sie sie vermeiden

Teams, die sich auf die PPWR-Konformitätserklärung vorbereiten, stoßen häufig auf ähnliche Probleme:

  • Zersplitterte Daten: Spezifikationen in Excel-Dateien, E-Mails, PDF-Dokumenten und lokalen Ordnern erschweren den Nachweis der Rückverfolgbarkeit von der DoC zur tatsächlich eingesetzten Verpackung.
    -> Lösung: eine zentrale, digitale Verpackungsdatenbank, die Einkauf, Qualitätssicherung und Verpackungstechnik verbindet.
  • Uneinheitliche Kennungen: Interne Materialcodes, Artikelnummern der Lieferanten und DoC-IDs passen nicht zusammen.
    -> Lösung: eine einheitliche Kennungslogik definieren und konsequent in allen Dokumenten und Systemen anwenden.
  • Starre Dokumente in einer dynamischen Umgebung: Verpackungsdesigns ändern sich, aber DoCs werden nicht aktualisiert.
    -> Lösung: DoCs mit dem Änderungsmanagement verknüpfen und für jede Designänderung eine dokumentierte Überprüfung vorschreiben.
  • Fehlende Gesamtübersicht über das Portfolio: Es ist unklar, für welche Verpackungsarten noch keine gültige DoC oder kein vollständiges technisches Dossier vorliegt.
    -> Lösung: Auswertungen oder Berichte nutzen, die den Status der PPWR-Bereitschaft je Verpackungsfamilie sichtbar machen.

7. Nächster Schritt: Mit einer Checkliste Lücken schließen