Ab dem 12. August 2026 muss jede Verpackungsart, die in der EU in Verkehr gebracht wird, über eine gültige PPWR-Konformitätserklärung (Declaration of Conformity, DoC) verfügen. Ohne diese Erklärung riskieren Unternehmen Bußgelder, Marktbarrieren und Lieferrisiken.

In diesem Leitfaden erhalten Sie eine praxisnahe Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie für Ihre Verpackungen eine PPWR-Konformitätserklärung erstellen - inklusive:

  • Überblick über PPWR 2026 und die wichtigsten PPWR-Anforderungen
  • Abgrenzung zu Verpackungsgesetz (VerpackG) und früherer Verpackungsrichtlinie
  • Liste der Pflichtdaten und Nachweise, die Sie für jede DoC benötigen
  • Struktur eines Konformitätserklärung Musters (Template-Aufbau)
  • Typische Fehler und Troubleshooting-Tipps aus der Praxis
  • Wie Sie den gesamten Prozess mit digitalem Verpackungsmanagement und der Packa-Software skalieren

Hinweis: Dieser Beitrag dient der Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Prüfen Sie konkrete Fälle immer mit Ihrer Rechtsabteilung oder externen Fachjuristen.

Warum die PPWR-Konformitätserklärung ab 2026 geschäftskritisch ist

Die EU Packaging and Packaging Waste Regulation (PPWR) ersetzt schrittweise die bisherige Verpackungsrichtlinie und gestaltet das Verpackungsrecht in Europa neu. Als EU-Verordnung gilt die PPWR direkt in allen Mitgliedstaaten. Im Gegensatz zur bisherigen Verpackungsrichtlinie ist die PPWR als EU-Verordnung direkt verbindlich und lässt den Mitgliedstaaten kaum Spielraum bei der Umsetzung.

Wichtige Eckdaten:

  • Die PPWR ist am 11. Februar 2025 in Kraft getreten
  • Ab dem 12. August 2026 dürfen Verpackungen ohne gültige PPWR-Konformitätserklärung nicht mehr in der EU in Verkehr gebracht werden
  • Für jede eigenständige Verpackungsart (inkl. relevanter Varianten) benötigen Sie eine eigene Erklärung.

Das nationale Verpackungsgesetz (VerpackG) bleibt u. a. für EPR-Pflichten und Registrierungen relevant. In Deutschland können Verstöße gegen das Verpackungsgesetz mit Bußgeldern von bis zu 200.000 € pro Verstoß geahndet werden. Die PPWR ergänzt die bisherigen Anforderungen - sie ersetzt sie nicht.

Begriffs-Check: Verpackungsgesetz, Verpackungsrichtlinie, PPWR 2026

Ein kurzer Überblick über die drei zentralen Regelwerke erleichtert den Einstieg:

  • Verpackungsrichtlinie: Frühere EU-Rahmenregelung, in nationales Recht wie das deutsche Verpackungsgesetz umgesetzt.
  • Verpackungsgesetz (VerpackG): Deutsches Gesetz zu Registrierung, Systembeteiligung und EPR-Gebühren. Behält weiter Relevanz.
  • PPWR 2026: Direkt geltende EU-Verordnung mit detaillierten PPWR-Anforderungen an Recyclingfähigkeit, Materialeinsatz, Stoffbeschränkungen, Rezyklatquoten, Kennzeichnung und Dokumentation - einschließlich der PPWR-Konformitätserklärung und technischer Unterlagen.

Im Tagesgeschäft heißt das: VerpackG + PPWR müssen zusammen betrachtet werden - besonders bei EPR-Meldungen und der Frage, ob eine Verpackung noch verkehrsfähig ist.

Voraussetzungen: Was Sie vor dem Start klären sollten

Vor dem Ausfüllen einer PPWR-Konformitätserklärung sollten folgende Grundlagen vorhanden sein:

  • Vollständige Liste aller Verkaufs-, Um-, Transport- und E-Commerce-Verpackungen
  • Klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten (Hersteller, Markeninhaber, Importeur, Händler) entlang der Lieferkette
  • Zugriff auf Materialspezifikationen, Zeichnungen, Stücklisten und Lieferantenerklärungen
  • Übersicht zu Recyclingfähigkeit, Rezyklatanteilen, Wiederverwendbarkeit und kritischen Stoffen (z. B. PFAS)
  • Ein zentraler Ablageort (am besten digitales Verpackungsmanagement statt Einzel-Excel) für Verpackungsdaten und Zertifikate

Erfüllen Sie diese Punkte, können Sie den Erstellungsprozess der Konformitätserklärungen systematisch beginnen.

In 7 Schritten zur PPWR-Konformitätserklärung (DoC)

Schritt 1: Rollen und Zuständigkeiten klären

Die PPWR weist den Akteuren in der Lieferkette klare Pflichten zu:

  • Hersteller / Konverter / Private-Label-Produzenten
    • Führen die Konformitätsbewertung durch
    • Erstellen und unterzeichnen die DoC
    • Halten technische Unterlagen bereit
  • Importeure
    • Prüfen, ob für importierte Verpackungen eine gültige DoC und technische Dokumentation vorliegt
  • Händler / Retailer
    • Stellen sicher, dass für das gesamte Portfolio gültige Konformitätserklärungen verfügbar sind
  • Markeninhaber / Abfüller
    • Verantworten, dass alle eingesetzten Verpackungen PPWR-konform dokumentiert sind, auch wenn Lieferanten die DoC formal ausstellen

Tipp: Legen Sie pro Produktkategorie eine klare Owner-Rolle für PPWR-Daten und Konformitätserklärungen fest (z. B. Packaging Engineering, Quality oder Regulatory). Das vermeidet Lücken und Doppelarbeit.

Schritt 2: Verpackungsportfolio vollständig inventarisieren

Die DoC gilt für eine konkret definierte Verpackungsart. Daher ist eine vollständige Inventur Pflicht:

  1. Listen Sie alle relevanten Verpackungen auf:
    • Primärverpackungen
    • Sekundär-/Umverpackungen
    • Transport- und Palettenverpackungen
    • E-Commerce-Spezialverpackungen
  2. Bilden Sie Verpackungsfamilien, z. B. nach:
    • Material (Kunststoff, Papier, Metall, Glas, Verbunde)
    • Format (Flasche, Beutel, Tray, Faltschachtel ...)
    • Verwendungszweck (Food / Non-Food, Online-Versand, Mehrweg)
  3. Definieren Sie, ab wann Varianten (z. B. Änderung von Material, Größe oder Struktur) eine eigene DoC erfordern.

Für jede eigenständige Verpackungsart bzw. relevante Variante (Material, Größe, Design) ist in der Regel eine eigene PPWR-Konformitätserklärung erforderlich.

Häufiger Fehler: Viele starten mit unvollständigen Stücklisten und vergessen z. B. Umverpackungen oder E-Commerce-Sets. Später entstehen Lücken beim Compliance-Nachweis.

Schritt 3: Pflichtdaten und Nachweise sammeln

Die Qualität Ihrer DoC steht und fällt mit der Qualität Ihrer Verpackungsdaten. Relevante Informationsblöcke sind:

  • Materialdaten
    • Vollständige Schichtaufbauten (Basismaterial, Beschichtungen, Barrieren, Klebstoffe)
    • Rezyklatanteile (falls relevant)
    • Angabe kritischer Stoffe (z. B. PFAS, Schwermetalle)
  • Konstruktionsdaten
    • Maße, Wandstärken, Füllvolumen
    • Gewicht der Einzelkomponenten
    • Etiketten, Verschlüsse, Inlays
  • Recycling- und Designdaten
    • Ergebnisse von Recyclingfähigkeitsbewertungen nach anerkannten Methoden
    • Angaben zur Wiederverwendbarkeit (bei Mehrweg)
    • Einhaltung von Designvorgaben, z. B. Leerraumgrenzen für E-Commerce
  • Lieferanten- und Compliance-Daten
    • Lieferantenerklärungen und Zertifikate
    • Prüfberichte (z. B. Labortests)
    • EPR-relevante Angaben (Materialcodes, Fraktionen)

Tipp: Nutzen Sie strukturierte Lieferantenabfragen statt einzelner E-Mails. Digitale Workflows - etwa über ein digitales Verpackungsmanagement wie Packa - standardisieren Fragebögen, erinnern automatisch und halten Dokumente versioniert fest.

Schritt 4: Konformitätsbewertung nach PPWR durchführen

Bevor Sie die DoC unterschreiben, müssen Sie belegen, warum die Verpackung die PPWR-Anforderungen erfüllt. Typischer Ablauf:

  1. Stoffrechtliche Prüfung
    • Abgleich mit Grenzwerten und Verboten (z. B. Schwermetalle, PFAS in Lebensmittelkontaktverpackungen)
  2. Bewertung der Recyclingfähigkeit
    • Anerkannte Bewertungsmethoden nutzen
    • Zuordnung zu Sammel- und Recyclingströmen (z. B. Papier, Kunststoff, Glas)
  3. Prüfung von Minimierung & Designvorgaben
    • Materialminimierung (keine überdimensionierten Verpackungen)
    • Einhaltung von Designregeln, z. B. Leerraumvorgaben bei E-Commerce
  4. Rezyklatanteile & Wiederverwendbarkeit (wenn relevant)
  5. Dokumentation der Bewertungsmethoden
    • Auflisten der angewandten Normen, Leitfäden oder Standards
    • Interne Richtlinien oder Tools dokumentieren

Diese Bewertung bildet das Herzstück Ihrer technischen Unterlagen - bei Behördenprüfungen meist wichtiger als die DoC selbst.

Schritt 5: PPWR-Konformitätserklärung nach Muster aufbauen

Laut Anhang VIII der PPWR gibt es Pflichtinhalte für jede DoC. Jede DoC muss u. a. eine eindeutige Identifikationsnummer, Herstellerangaben, eine klare Identifikation der Verpackungsart sowie eine unterschriebene Konformitätserklärung enthalten.

Ein praxistaugliches Konformitätserklärung Muster umfasst:

  1. Eindeutige Identifikationsnummer
  2. Unternehmen / Verantwortlicher Wirtschaftsakteur (Name, Anschrift, Kontakt)
  3. Identifikation der Verpackung (Handelsbezeichnung, interne Artikelnummer, Beschreibung)
  4. Erklärung der Konformität (Angabe der relevanten PPWR-Artikel, meist Art. 5-12)
  5. Rechtsgrundlagen und Normen (Verweise auf PPWR-Artikel, angewandte Normen)
  6. Verweis auf technische Dokumentation (Ablageort, z. B. zentrales DMS)
  7. Datum, Ort, Name, Funktion und Unterschrift der zeichnungsberechtigten Person

Tipp: Nutzen Sie ein strukturiertes PPWR-Konformitätserklärung-Template, um alle Pflichtfelder abzudecken und intern zu standardisieren. Das PPWR-Konformitätserklärung-Template von Packa unterstützt Sie als sofort nutzbares Muster.

Schritt 6: Technische Dokumentation & Aufbewahrung organisieren

Die PPWR fordert nicht nur eine vollständige DoC, sondern auch technische Unterlagen, die dies belegen, darunter:

  • Materialspezifikationen und Schichtaufbauten
  • Lieferantenerklärungen und Zertifikate
  • Prüfnachweise (Labortests, Recyclingfähigkeitsgutachten)
  • Bewertungsberichte zu Minimierung, Rezyklat, Wiederverwendbarkeit
  • Nachweise zur Rückverfolgbarkeit (Chargen- oder Losdaten, interne IDs)

Technische Unterlagen zur PPWR-DoC sind in der Regel mindestens 5 Jahre für Einweg- und 10 Jahre für Mehrwegverpackungen aufzubewahren.

Häufiger Fehler: DoCs werden als PDFs abgelegt, oft ohne Versionskontrolle oder Verbindung zu Spezifikationen. Sobald sich etwas ändert, ist die alte DoC nicht mehr gültig - ohne Änderungsmanagement steigt das Risiko unnötig.

Schritt 7: Prozesse digitalisieren und skalieren (mit Packa)

Excel-Listen, verstreute Ordner und E-Mail-Anhänge stoßen bei vielen SKUs schnell an Grenzen. Die PPWR verlangt artikelgenaue Daten und auditfähige Nachweise - hierfür benötigen Sie ein strukturiertes, digitales System.

Die Packa-Software für digitales Verpackungsmanagement wurde gezielt für diesen Anwendungsfall entwickelt:

  • Packa kann Verpackungsdaten aus Excel, CSV, PDF und ERP-Exporten zentralisieren - auch direkt aus ERP-Systemen (inklusive SAP).
  • KI-gestützte Digitalisierung wandelt unstrukturierte Dokumente in auswertbare Datensätze um und identifiziert typischerweise 30-70 % fehlende Verpackungsdaten.
  • Integrierte PPWR-Checks und Recycling-Analysen bewerten Verpackungen artikelgenau.
  • Automatisierte Lieferantenkommunikation sammelt Daten und Zertifikate strukturiert und versioniert.
  • DoCs und technische Unterlagen werden auditbereit abgelegt - inkl. Historie und Nachverfolgung.

So entsteht aus einem PPWR-Projekt ein skalierbarer Standardprozess, der auch für neue Artikel, Relaunches und regulatorische Updates funktioniert.

Typische Fehler bei PPWR-Konformitätserklärungen - und wie Sie sie vermeiden

In Kundenprojekten treten regelmäßig typische Stolpersteine auf:

  1. Kein vollständiger Überblick über das Verpackungsportfolio
    • Lösung: Zentrale Stammdatenbank mit eindeutigen IDs und klaren Rollen.
  2. Verpackungsdaten in Silos (Excel, E-Mail, lokale Laufwerke)
    • Lösung: Digitale Plattform mit einheitlichen Feldern und Zugriffsrechten.
  3. Fokus auf das Formular statt die technische Dokumentation
    • Lösung: Zuerst Konformitätsbewertung und Nachweise aufbauen, dann DoC ausfüllen.
  4. Nicht versionierte DoCs
    • Lösung: Klare Regeln zur Neuausstellung (z. B. bei Materialwechsel), plus Versionsverwaltung.
  5. Zu späte Einbindung von Lieferanten
    • Lösung: Standardisierte Fragebögen, frühzeitige Kommunikation, klare Fristen und digitale Workflows.

Troubleshooting-Tipp: Wenn heute schon Daten fehlen (z. B. Beschichtungen, Klebstoffe), priorisieren Sie risikoreiche Verpackungen: Food-Verpackungen, mehrschichtige Verbunde, E-Commerce-Speziallösungen. Hier ist der Aufwand am höchsten.

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Nächste Schritte: Von der ersten DoC zum skalierbaren System

Nach der ersten PPWR-Konformitätserklärung stellt sich die Frage: Wie skaliere ich auf das gesamte Portfolio?

Empfohlene Roadmap:

  • 1. Quick-Check durchführen
    Nutzen Sie eine kompakte Checkliste, um Lücken bei Daten, Nachweisen und Prozessen zu identifizieren - z. B. die kostenlose PPWR-Checkliste von Packa.
  • 2. Template-Rollout planen
    Standardisieren Sie Ihr Muster für alle Business Units und Märkte. Das reduziert Interpretationsspielräume und vereinfacht Schulungen.
  • 3. Digitales Verpackungsmanagement einführen
    Prüfen Sie eine spezialisierte Lösung wie die Packa-Software für digitales Verpackungsmanagement, um Daten, Nachweise und DoCs zentral zu verwalten.
  • 4. Governance und KPIs definieren
    Legen Sie Verantwortlichkeiten, Freigabeprozesse und Kennzahlen (etwa Anteil Verpackungen mit kompletter DoC) fest.
  • 5. Auditfähigkeit testen
    Simulieren Sie eine Marktüberwachungsanfrage: Lassen sich für eine zufällig gewählte Verpackung alle Unterlagen innerhalb weniger Stunden liefern?

Je früher Sie starten, desto wahrscheinlicher wird PPWR 2026 für Ihr Unternehmen ein planbares Projekt - nicht ein Krisenthema.

FAQ zur PPWR-Konformitätserklärung 2026

1. Ab wann brauche ich eine PPWR-Konformitätserklärung für meine Verpackungen?

Die PPWR trat am 11. Februar 2025 in Kraft. Nach 18 Monaten gilt: Ab dem 12. August 2026 müssen für alle in der EU in Verkehr gebrachten Verpackungen eine PPWR-Konformitätserklärung und die zugehörige technische Dokumentation vorliegen.

2. Gilt die PPWR-Konformitätserklärung auch für kleine Unternehmen?

Ja. Die PPWR unterscheidet bei den grundlegenden Anforderungen nicht nach Unternehmensgröße. Sie gilt für alle Unternehmen, die Verpackungen in der EU in Verkehr bringen - vom mittelständischen FMCG-Hersteller bis zum internationalen Konzern.

3. Reicht ein einheitliches Konformitätserklärung Muster für alle Länder?

Die DoC basiert auf der europaweit einheitlichen PPWR. Ein gut aufgebautes Muster mit allen Pflichtangaben ist daher für alle EU-Länder geeignet. Prüfen Sie zusätzlich länderspezifische Anforderungen (z. B. Sprache oder ergänzende nationale Pflichten).

4. Wie oft muss ich eine PPWR-Konformitätserklärung aktualisieren?

Sobald sich relevante Parameter der Verpackung ändern - etwa Material, Struktur, Gewicht, Recyclingfähigkeit oder Einsatzgebiet - prüfen Sie, ob eine neue DoC notwendig ist. Auch Änderungen in Vorschriften oder Normen können eine Aktualisierung erfordern.

5. Kann ich die PPWR-Konformitätserklärung in meinem ERP (z. B. SAP) abbilden?

Sie können Basisinformationen auch im ERP pflegen. Für die PPWR-DoC benötigen Sie jedoch umfangreiche technische Dokumentation, versionierte Dateien und Workflows. Standard-ERP-Masken stoßen hier meist an Grenzen. Eine spezialisierte Plattform wie Packa, die ERP-Exporte (z. B. aus SAP) und weitere Datenquellen integriert, erleichtert die Verwaltung von Spezifikationen, Nachweisen und Konformitätserklärungen deutlich.

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