Smarter Verpackungseinkauf: Kosten senken ohne Qualitätsverlust

Steigende Rohstoffpreise, volatile Lieferketten und wachsende Regulatorik machen den Verpackungseinkauf zunehmend komplex. Gleichzeitig erwarten Management, Vertrieb und Markenführung stabile Qualität, hohe Verfügbarkeit – und sinkende Kosten. Der klassische Ansatz, „nur“ härter zu verhandeln oder einzelne Artikel nachzuverhandeln, stößt hier schnell an Grenzen.

In diesem Leitfaden zeigen wir, wie Einkaufs- und Verpackungsteams mit datenbasierten Methoden ihren Verpackungseinkauf systematisch optimieren, bessere Konditionen verhandeln und Volumina intelligent bündeln – ohne Qualitätsverlust und ohne Compliance-Risiken. Grundlage sind die Ansätze aus dem Packa-Webinar „Kosten runter, Qualität rauf: Wie smarter Verpackungs­einkauf wirklich funktioniert“ sowie Best Practices aus Projekten mit mittelständischen und großen Markenunternehmen.

1. Warum klassischer Verpackungseinkauf an seine Grenzen stößt

Viele Einkaufsorganisationen arbeiten im Verpackungsbereich noch mit dezentralen Excel-Listen, PDF-Spezifikationen und E-Mail-Threads. Typische Folgen:

Kein vollständiger Überblick über das Verpackungsportfolio

Gleiche oder sehr ähnliche Verpackungen laufen unter unterschiedlichen Artikelnummern, Bezeichnungen oder bei verschiedenen Lieferanten. Potenziale für Bündelung und Standardisierung bleiben unsichtbar.

Preisverhandlungen ohne belastbare Benchmarks

Einkaufsteams verhandeln mit historischen Preisen, Einzelangeboten oder Bauchgefühl – nicht mit Echtzeit-Preisanalysen und Lieferantenvergleichen.

Hoher manueller Aufwand

Daten werden aus PDFs, Mails und ERP-Exports händisch übertragen. Das bindet Ressourcen, verzögert Ausschreibungen und erschwert systematische Analysen.

Regulatorische Risiken

PPWR, EUDR, Green Claims & Co. verlangen zunehmend detaillierte Verpackungsdaten und Nachweise. Ohne zentrale, digitale Datenbasis steigt das Risiko von Non-Compliance und teuren Ad-hoc-Projekten.

Ergebnis: Der Fokus liegt auf operativem „Feuerlöschen“ statt auf strategischer Kostenoptimierung und Portfolio-Steuerung.

2. Grundprinzip: Datenbasiertes Verpackungsmanagement als Voraussetzung

Smarter Verpackungseinkauf braucht vor allem eines: strukturierte, zentral verfügbare Daten zu Spezifikationen, Preisen, Mengen, Lieferanten und Nachhaltigkeitskennzahlen.

Mit einer Plattform wie Packa werden:

• Spezifikationsdaten KI-gestützt aus allen Formaten (XLS, CSV, PDF, ERP-Export) ausgelesen und in standardisierte Parameter überführt.
• Alle Verpackungsartikel in einer zentralen Datenbank gebündelt – inklusive Lieferanten, Zertifikaten, CO₂-Fußabdruck, Recyclingfähigkeit und EPR-relevanten Daten.
• Preisanalysen, Preistrends und Lieferanten-Benchmarks automatisiert bereitgestellt, statt manuell aus einzelnen Angeboten zusammengestellt zu werden.

Diese Datengrundlage ermöglicht es Einkaufsteams, systematisch vorzugehen, statt opportunistisch Einzelartikel zu optimieren.

3. Schritt 1: Transparenz über das Verpackungsportfolio schaffen

3.1. Verpackungsportfolio konsolidieren

Ziel ist eine vollständige, bereinigte Artikelliste mit allen relevanten Informationen. In der Praxis hat sich folgende Vorgehensweise bewährt:

Datenquellen erfassen

• ERP/Materialstamm
• Spezifikationsdokumente (PDF, Zeichnungen, technische Datenblätter)
• Lieferantenlisten & Preisvereinbarungen
• Nachhaltigkeits- und Compliance-Daten (z. B. Recyclingfähigkeit, Zertifikate)

Daten automatisiert importieren und digitalisieren

• Nutzung eines universellen Datenimports (z. B. in Packa)
• KI-gestütztes Auslesen der Spezifikationsdaten, manuelle Nachvalidierung nur bei Abweichungen

Dubletten und Varianten erkennen

• Artikel mit identischen oder sehr ähnlichen Parametern (Maße, Materialien, Barriere-Eigenschaften, Druckbilder) clustern
• Lieferanten- und Werks-spezifische Materialnummern auf einen globalen Verpackungsartikel mappen

Lücken und Inkonsistenzen sichtbar machen

• Automatisierte Lückenanalyse: Welche Daten fehlen für Preis- und Compliance-Analysen?
• Priorisierung der Nachdatenerhebung bei Lieferanten.

3.2. Relevante Kennzahlen definieren

Für die Kostenoptimierung eines Verpackungsportfolios sind insbesondere folgende Kennzahlen wichtig:

• Artikelanzahl je Kategorie (z. B. Flaschen, Dosen, Deckel, Faltschachteln)
• Mengen und Umsätze je Artikel (Jahresvolumina, €-Spend)
• Lieferantenstruktur (Single-/Multi-Sourcing, Abhängigkeiten)
• Preis pro Funktionseinheit (€/1000 Stück, €/kg, €/m² – abhängig vom Packmittel)
• Materialmix und Komplexität (Anteil Speziallösungen vs. Standardformulierungen)

Diese Kennzahlen bilden die Basis, um konkrete Optimierungshebel zu identifizieren.

4. Schritt 2: Systematische Verpackungsharmonisierung

Verpackungsharmonisierung ist einer der stärksten Hebel, um Kosten zu senken, ohne die Produktqualität zu beeinträchtigen. Ziel ist es, Variantenvielfalt zu reduzieren, ohne Funktionalität, Marke oder Compliance zu gefährden.

4.1. Typische Ansatzpunkte für Harmonisierung

Formate & Abmessungen

• Vereinheitlichung von Füllvolumina und Außenmaßen, wo es aus Marketing- und Produktperspektive möglich ist.
• Nutzung gleicher Flaschen-/Dosenkörper für mehrere SKUs, differenziert nur über Etikett oder Sleeve.

Materialien & Strukturen

• Reduktion von Materialvarianten (z. B. nur noch 2–3 Standardfolien statt 10)
• Vermeidung unnötig komplexer Verbunde, die weder technisch noch regulatorisch erforderlich sind.

Verpackungskomponenten

• Standardisierung von Verschlüssen, Deckeln, Etikettenformaten oder Tray-Größen
• Harmonisierung von Palettiermustern und Versandverpackungen zur Logistikoptimierung.

Druck- und Designvarianten

• Konsolidierung von Drucklayouts (z. B. ein Standard-Layout mit variierendem Produktfeld)
• Nutzung gleicher Druckverfahren und -lieferanten über mehrere Markenlinien hinweg.

4.2. Vorgehen zur Harmonisierung: Schritt-für-Schritt

Cluster bilden

• Artikel mit ähnlicher Funktion und Spezifikation clustern (z. B. „200–250 ml Kunststoffflasche, Kosmetik“)
• Innerhalb eines Clusters Mengenschwerpunkte und Kosten je Artikel analysieren.

„Best-in-Class“-Spezifikationen definieren

• Pro Cluster 1–2 Zielspezifikationen ableiten, die technisch, qualitativ und regulatorisch passen.
• Qualitäts- und Verpackungstechnik frühzeitig einbinden, um Risiken zu minimieren.

Business Case quantifizieren

• Potenzielle Volumenbündelung (z. B. 5 Varianten auf 2 reduzieren)
• Erwartete Preiseffekte durch höhere Volumina, weniger Rüstaufwand, bessere Konditionen
• Zusätzliche Effekte: Vereinfachte Lagerhaltung, geringere Komplexitätskosten.

Umstellungsplan aufsetzen

• Priorisierung nach Impact vs. Aufwand
• Pilotprojekte mit klarer Zielsetzung (z. B. „10 % Einsparung bei PET-Flaschen in 12 Monaten“)
• Enge Abstimmung mit Marketing und Vertrieb, um Markenerscheinungsbild zu sichern.

Digitale Plattformen wie Packa unterstützen, indem sie Harmonisierungspotenziale automatisiert identifizieren und Business Cases auf Basis realer Mengen-, Preis- und Spezifikationsdaten berechnen.

5. Schritt 3: Datenbasierte Verhandlungsstrategien und Volumenbündelung

Sobald Ihr Verpackungsportfolio transparent und die Harmonisierungspotenziale klar sind, geht es an die Umsetzung im Einkauf – konkret: smartere Ausschreibungen und Verhandlungen.

5.1. Ausschreibungen standardisieren

Anstatt einzelne Artikel ad hoc auszuschreiben, empfiehlt sich ein standardisierter Ausschreibungsprozess:

Klare, digitale Spezifikationen

• Alle technischen Parameter, Qualitätsanforderungen und regulatorischen Vorgaben sind zentral dokumentiert und direkt in die Ausschreibung übertragbar.

Einheitliche Ausschreibungs-Templates

• Einheitliche Felder für Preisangaben (€/1000 Stk., Minder- und Mehrmengen etc.)
• Abfrage von Zusatzinformationen wie CO₂-Fußabdruck, Rezyklatanteil, Zertifikate.

Automatisierte Lieferantenkommunikation

• Einladungen, Erinnerungen und Nachfragen erfolgen digital und nachvollziehbar.
• Angebote werden strukturiert erfasst statt als PDF-Anhang in E-Mails.

Laut Packa-Erfahrungen lassen sich so Ausschreibungen bis zu 70 % schneller durchführen – bei gleichzeitig höherer Datenqualität und Vergleichbarkeit der Angebote.

5.2. Volumen intelligent bündeln

Der größte Hebel für bessere Konditionen ist oft nicht der letzte Prozentpunkt in der Verhandlung, sondern die Bündelung von Nachfrage:

• Cluster-basierte Ausschreibungen: Statt 15 Einzelartikel separat anzufragen, werden ganze Cluster (z. B. „alle 500 ml PET-Flaschen in klar“) ausgeschrieben.
• Cross-Brand- und Cross-Werk-Bündelung: Konsolidierung über Marken und Produktionsstandorte hinweg, wenn Spezifikationen harmonisiert wurden.
• Langfristige Volumencommitments: Wo sinnvoll, können Rahmenverträge mit Volumenbandbreiten verhandelt werden – auf Basis realistischer, datenbasierter Forecasts.

Mit zentraler Datenbasis und Lieferanten-Benchmarking lassen sich so signifikante Preisnachlässe erzielen, ohne in riskante Single-Sourcing-Abhängigkeiten zu geraten.

5.3. Benchmarks und Preistrends nutzen

Um wirklich „smarter“ zu verhandeln, sollten Einkaufsteams:

• Historische Preisentwicklungen je Artikel und Material analysieren
• Lieferanten über vergleichbare Spezifikationen hinweg benchmarken
• Markttrends und Rohstoffentwicklungen in Preismodelle einbeziehen

Packa stellt hierfür Echtzeit-Preisanalysen, Preistrends und Lieferanten-Benchmarks bereit, sodass Preisforderungen und Gegenangebote jederzeit mit belastbaren Daten hinterlegt werden können.

6. Schritt 4: Kostenoptimierung mit Compliance und Nachhaltigkeit verbinden

Kostensenkungen dürfen heute nicht zulasten von Compliance oder Nachhaltigkeit gehen – im Gegenteil: Regulatorik wie die PPWR schafft neue Anforderungen an Design, Recyclingfähigkeit, Rezyklatquoten und Kennzeichnung.

6.1. Regulatorik als Design- und Einkaufskriterium

In einem modernen Verpackungseinkauf sollten folgende Aspekte integraler Bestandteil jeder Optimierung sein:

• PPWR-Konformität (z. B. Recyclingfähigkeit bis 2030, Rezyklatquoten, Kennzeichnungspflichten)
• EPR-Gebühren und CO₂-Kosten: Materialwahl beeinflusst nicht nur den Einkaufspreis, sondern auch Entsorgungs- und Umlagekosten.
• Nachhaltigkeitsziele des Unternehmens (Rezyklatanteil, Materialreduktion, Monomaterial-Strategien).

Tools wie Packa unterstützen mit automatisierten PPWR-Checks, EPR-Berechnungen und Recycling-Analysen, sodass Sie Kosten- und Compliance-Effekte gleichzeitig bewerten können.

6.2. Typische „Win-Win“-Hebel

In vielen Projekten zeigt sich: Kostenreduktion und Nachhaltigkeit schließen sich nicht aus, wenn Daten und Methoden stimmen. Beispiele:

• Umstieg von komplexen, schwer recycelbaren Verbunden auf Monomaterial-Lösungen, die bei gleicher Funktion oft günstiger und EPR-seitig vorteilhafter sind.
• Reduktion von Wandstärken („Lightweighting“), wo Sicherheits- und Qualitätsreserven vorliegen.
• Bündelung auf wenige, gut recycelbare Standardmaterialien, die in größeren Volumina günstiger zu beziehen sind.

Voraussetzung ist, dass Verpackungstechnik, Einkauf, Qualität und Nachhaltigkeit auf denselben Daten arbeiten und ihre Entscheidungen schnell abstimmen können – genau hier setzen zentrale Verpackungsmanagement-Plattformen an.

7. Schritt 5: Organisation & Governance für nachhaltige Einsparungen

Einmalige „Sparrunden“ bringen kurzfristige Effekte, laufen aber häufig ins Leere, wenn Governance und Prozesse unverändert bleiben. Smarter Verpackungseinkauf braucht klare Spielregeln:

7.1. Rollen und Verantwortlichkeiten klären

• Einkauf: Verantwortung für Preisverhandlungen, Lieferantenmanagement und Rahmenverträge.
• Verpackungstechnik / R&D: Verantwortung für Funktionalität, Qualität und technische Freigaben.
• Qualitätssicherung: Sicherstellung von Produkt- und Prozessqualität, Zertifikate, Prüfpläne.
• Nachhaltigkeit / ESG: Bewertung der CO₂- und Recyclingwirkung, PPWR-Readiness.

Eine zentrale Plattform wie Packa fungiert dabei als „Single Source of Truth“ für alle Beteiligten.

7.2. Standardisierte Prozesse etablieren

• Einheitlicher Artikelanlageprozess mit Pflichtfeldern für Spezifikationen, Preise und Compliance-Daten
• Verbindliche Change-Control-Workflows bei Spezifikationsänderungen (inkl. Bewertung der Kosten- und Compliance-Auswirkungen)
• Regelmäßige Portfolio-Reviews: z. B. zweimal jährlich, um neue Harmonisierungspotenziale und Einsparhebel zu identifizieren.

7.3. Erfolg messbar machen

Um Investitionen in Digitalisierung und Harmonisierung zu rechtfertigen, sollten klare KPI-Ziele definiert und regelmäßig reportet werden, z. B.:

• Einsparungen im Verpackungseinkauf (in € und %)
• Reduktion der Artikelanzahl im Portfolio
• Ausschreibungsdurchlaufzeit (z. B. 70 % schneller)
• PPWR-Readiness-Score oder Anteil PPWR-konformer Verpackungen
• Anteil standardisierter Spezifikationen vs. Sonderlösungen.

Digitale Plattformen bieten hier automatisierte Reports und Dashboards, sodass der Erfolg von Maßnahmen jederzeit transparent ist.

8. Praxisnaher Fahrplan: In 6–12 Monaten zum smarteren Verpackungseinkauf

Zum Abschluss ein kompakter Fahrplan, wie Procurement-Teams in 6–12 Monaten messbare Ergebnisse erzielen können:

Monat 1–2: Datengrundlage schaffen

• Alle relevanten Verpackungsdaten in eine zentrale Plattform überführen
• Lückenanalyse und Priorisierung der Nachdatenerhebung

Monat 2–4: Portfolio analysieren & Harmonisierung planen

• Artikel clustern, Variantenvielfalt je Kategorie bewerten
• Erste Harmonisierungsszenarien mit Business Cases hinterlegen

Monat 4–6: Standardisierte Ausschreibungen & erste Verhandlungsrunden

• Cluster-basierte, standardisierte Ausschreibungen durchführen
• Benchmarks und Preistrends nutzen, um Konditionen neu zu verhandeln

Monat 6–9: Skalierung & Rollout

• Erfolgreiche Pilotprojekte ausweiten (weitere Kategorien, Werke, Länder)
• Governance-Regeln und Standardprozesse verbindlich implementieren

Monat 9–12: Integration von Compliance & Nachhaltigkeit vertiefen

• PPWR-Checks, EPR-Kosten und CO₂-Daten systematisch in Beschaffungsentscheidungen integrieren
• Portfolio regelmäßig auf zukünftige regulatorische Anforderungen hin überprüfen.

Unternehmen, die diesen Weg gehen, berichten typischerweise von Einsparpotenzialen im Bereich 15–40 % im Verpackungseinkauf, deutlich beschleunigten Ausschreibungen und gleichzeitig verbesserter Compliance- und Nachhaltigkeits-Performance.

Fazit: Smarter einkaufen heißt datenbasiert steuern

Kostendruck, Regulatorik und Nachhaltigkeitsziele werden in den kommenden Jahren weiter zunehmen. Wer Verpackung heute noch primär als operatives Beschaffungsthema behandelt, riskiert steigende Kosten, Compliance-Lücken und Wettbewerbsnachteile.

Smarter Verpackungseinkauf bedeutet:

• Das Verpackungsportfolio datenbasiert zu managen, statt auf lokale Excel-Listen zu vertrauen
• Verpackungsharmonisierung als strategischen Kostenhebel zu nutzen
• Standardisierte, digitale Ausschreibungen und Benchmarks für bessere Verhandlungspositionen einzusetzen
• Kostenoptimierung konsequent mit Compliance und Nachhaltigkeit zu verknüpfen
• Und all das auf einer zentralen, digitalen Plattform abzubilden, die Einkauf, Technik, Qualität und Nachhaltigkeit verbindet.

Mit Packa steht Einkaufs- und Verpackungsteams genau diese Infrastruktur zur Verfügung – inklusive KI-gestützter Datendigitalisierung, Echtzeit-Preisanalysen, Lieferanten-Benchmarking und automatisierten PPWR-Checks.

So wird aus „härter verhandeln“ ein strategischer, digitaler Verpackungseinkauf, der Kosten senkt, Qualität sichert und das Unternehmen zukunftssicher aufstellt.