Die Anforderungen an Verpackungen steigen: PPWR, EUDR und ESG erhöhen den Druck, während Rohstoffpreise schwanken und Lieferketten volatiler werden. Gleichzeitig verwalten viele FMCG-Unternehmen ihr Verpackungsportfolio noch immer über Excel, E-Mail und Insellösungen – insbesondere in der Zusammenarbeit mit Lieferanten. Das Ergebnis: langsame Freigaben, unklare Verantwortlichkeiten, hohe Fehleranfälligkeit und steigende Compliance-Risiken.
In diesem How-to-Guide erhalten Sie ein praxisnahes Framework, wie Sie Supplier Collaboration im Verpackungsmanagement digital aufsetzen und optimieren – von der Spezifikationsanlage bis zur laufenden Compliance-Überwachung.
1. Warum digitale Supplier Collaboration im Verpackungsmanagement unverzichtbar wird
Für Unternehmen mit 1.000+ Verpackungsartikeln ist die Lieferanten-Zusammenarbeit längst ein strategischer Hebel:
- Regulatorik: PPWR verlangt ab 2026 technische Dokumentation und Konformitätserklärungen für jede Verpackung, später digitale Kennzeichnung und Nachweis der Recyclingfähigkeit. Ohne strukturierte, aktuelle Lieferantendaten lässt sich das kaum audit-sicher abbilden.
- Kosten & Verfügbarkeit: Wer Preise, Qualitäten und Alternativlieferanten nicht transparent vergleichen kann, verliert Verhandlungsspielraum und riskiert Versorgungsengpässe.
- Nachhaltigkeit & ESG: CO₂-Bilanzen, Recyclingfähigkeit und Rezyklatanteile hängen direkt von korrekten Spezifikationen und Zertifikaten der Lieferanten ab.
Gleichzeitig laufen zentrale Prozesse in vielen Organisationen noch so ab:
- Spezifikationsabfragen per E-Mail, Rückläufe als PDF oder Excel
- Mehrfache Datenerfassung in ERP, PLM, QM-Systemen
- Kein einheitlicher Status über Freigaben, Tests, Zertifikate
- PPWR-Relevanz und Risiken werden manuell eingeschätzt
Digitale Supplier Collaboration Tools adressieren genau diese Brüche: Sie schaffen einen gemeinsamen, strukturierten Datenraum für Einkauf, Qualität, Nachhaltigkeit, Technik – und für die Verpackungslieferanten.
2. Framework für digitale Lieferanten-Kollaboration im Packaging Lifecycle
Der Packaging Lifecycle lässt sich in fünf kollaborative Kernphasen gliedern. Für jede Phase sollten klare digitale Workflows und Verantwortlichkeiten definiert werden.
Phase 1: Anforderungsdefinition & Lieferantenauswahl
Ziel: Transparente, vergleichbare Angebote und frühe Bewertung von PPWR- und Nachhaltigkeitsanforderungen.
So setzen Sie es digital auf:
1. Zentrale Anforderungs-Templates
- Standardisierte Felder für Material, Grammatur, Barriereeigenschaften, Farben, Druckverfahren, Recyclingfähigkeit, Rezyklatanteil etc.
- Pflichtfelder für Compliance-relevante Angaben (z. B. EPR-relevante Parameter, Kennzeichnungspflichten).
2. Digitale Ausschreibungs-Workflows
- Lieferanten erhalten strukturierte Online-Formulare statt Excel-Anhängen.
- Automatisierte Erinnerungen bei fehlenden Angaben oder Fristüberschreitungen.
3. Automatischer Datencheck
- KI-gestütztes Auslesen von Spezifikationen aus hochgeladenen Dokumenten (PDFs, technische Datenblätter) reduziert manuellen Aufwand und Übertragungsfehler.
Nutzen: Bis zu 70 % schnellere Ausschreibungen, bessere Vergleichbarkeit und belastbare Datengrundlage für Verhandlungen.
Phase 2: Spezifikationsaufbau & -freigabe mit Lieferanten
Ziel: Eine „Single Source of Truth" für jede Verpackungsspezifikation, die gemeinsam mit dem Lieferanten gepflegt wird.
Best Practices für digitale Workflows:
1. Gemeinsame Spezifikationsdatenbank
- Lieferanten bearbeiten definierte Felder direkt in der Plattform, statt Versionen per E-Mail zu schicken.
- Änderungen werden versioniert, mit Kommentar-Historie und klarer Verantwortlichkeit (Lieferant, Einkauf, Qualität, Nachhaltigkeit).
2. Freigabe-Workflows mit Rollen & Rechten
- Klare Freigabeschritte (z. B. Technik → Qualität → Nachhaltigkeit → Einkauf).
- Automatisierte Tasks und Benachrichtigungen, wenn ein Team am Zug ist.
- Digitale Freigabeprotokolle für Audits.
3. Automatisierte Konsistenz- und Pflichtfeldprüfung
- Prüfen, ob alle Pflichtfelder (z. B. Materialcodes, Recyclingfähigkeit, Zertifikatsnummern) vollständig sind.
- Warnhinweise bei widersprüchlichen Angaben (z. B. nicht-recyclingfähige Materialkombination).
Nutzen: Deutlich weniger Rückfragen, schnellerer Time-to-Market und audit-sichere Dokumentation der Lieferanten-Zusammenarbeit.
Phase 3: Zertifikats- & Compliance-Management mit Lieferanten
Ziel: Laufend aktuelle, belastbare Nachweise von Lieferanten – ohne Excel-Listen und manuelle Erinnerungen.
Konkrete Schritte:
1. Zentrales Zertifikats-Repository je Lieferant & Artikel
- Alle relevanten Bescheinigungen (z. B. Konformitätserklärungen, Lebensmittelkontakt, FSC/PEFC, Rezyklatzertifikate) sind einer Spezifikation zugeordnet.
- Gültigkeitszeiträume werden hinterlegt.
2. Automatisierte Ablauf-Checks & Lieferantenaufgaben
- System meldet sich, bevor Zertifikate ablaufen.
- Lieferanten erhalten automatische Anfragen zur Aktualisierung; Upload und Freigabe erfolgen über die Plattform.
3. Integrierte Regulatorik-Checks (PPWR, EUDR, ESG)
- Verpackungsdaten werden gegen definierte Regelsätze geprüft (z. B. Recyclingfähigkeit, künftige Rezyklatpflichten, Kennzeichnungspflichten).
- Kritische Verpackungen werden priorisiert, um rechtzeitig Redesigns oder Lieferantenwechsel anzustoßen.
Nutzen: Deutlich geringeres Risiko für Compliance-Verstöße, strukturierte Vorbereitung auf kommende PPWR-Meilensteine und weniger manuelle Nachverfolgung.
Phase 4: Operative Zusammenarbeit & Änderungsmanagement
Ziel: Änderungen an Verpackungen gesteuert, nachvollziehbar und ohne Medienbrüche mit Lieferanten umsetzen.
Elemente eines digitalen Change-Workflows:
1. Standardisierte Änderungsanträge (ECNs)
- Auslöser können Kosten, Qualität, Verfügbarkeit oder neue PPWR-Anforderungen sein.
- Lieferanten sehen klar, welche Parameter geändert werden sollen und welche Auswirkungen bewertet werden müssen.
2. Bewertungs- und Testschritte
- Integration von Laborprüfungen und Qualitätsfreigaben in denselben Workflow.
- Dokumentation von Testergebnissen, Musterfreigaben und Abweichungen zentral an der Spezifikation.
3. Transparente Kommunikation & Historie
- Jede Änderung wird mit Zeitstempel, Verantwortlichen und Kommentaren dokumentiert.
- Teams sehen auf einen Blick, welche Version aktuell gültig ist und welche beim Lieferanten bereits produktiv ist.
Nutzen: Stabilere Abläufe, weniger Fehlproduktionen und klare Nachvollziehbarkeit – ein wesentlicher Faktor für Qualitäts- und Audit-Sicherheit.
Phase 5: Performance-, Kosten- & Nachhaltigkeitssteuerung
Ziel: Lieferanten-Kollaboration nicht nur operativ, sondern auch strategisch nutzen – für Kostenoptimierung, Nachhaltigkeit und Risikominimierung.
So nutzen Sie digitale Supplier Collaboration Tools dafür:
1. Datenbasierte Lieferanten-Bewertung
- KPI-Sets für Preisentwicklung, Servicelevel, Reklamationsquote, Datenqualität und Compliance-Quote.
- Vergleichbare Performance-Dashboards über alle Verpackungslieferanten hinweg.
2. Portfolio- & Kostenanalysen
- Identifikation von Standardisierungspotenzialen (z. B. Reduktion der Variantenvielfalt, Harmonisierung von Materialien).
- Simulation von Einsparungen durch Lieferantenbündelung oder geänderte Spezifikationen – auf Basis der digitalisierten Daten.
3. Nachhaltigkeits- und CO₂-Analysen
- Automatisierte Berechnung von CO₂-Fußabdruck und Recyclingfähigkeit auf Artikel- und Lieferantenebene.
- Szenariovergleiche (z. B. Materialwechsel, höherer Rezyklatanteil) gemeinsam mit Lieferanten bewerten.
Nutzen: 15–40 % Einsparpotenzial im Verpackungseinkauf, verbesserte Verhandlungsposition und belegbare Fortschritte bei Nachhaltigkeit und ESG-Reporting.
3. Erfolgsfaktoren bei der Einführung digitaler Supplier Collaboration im Packaging
Damit Supplier Collaboration Tools im Verpackungsmanagement ihr Potenzial entfalten, sollten Sie auf einige Prinzipien achten:
1. „Single Source of Truth" statt Tool-Wildwuchs
Vermeiden Sie parallele Datenhaltungen in ERP, Excel und Lieferantenportalen. Eine zentrale Plattform, die sich mit ERP & Co. integriert, reduziert Aufwände und Fehler.
2. Standardisierung vor Automatisierung
Erst wenn Datenfelder, Verantwortlichkeiten und Freigabelogiken definiert sind, lohnt sich die Automatisierung. Nutzen Sie die Einführung eines Tools, um Ihre internen und externen Prozesse zu harmonisieren.
3. Lieferanten früh einbinden
Erfolgreiche Projekte definieren klare Mehrwerte für Lieferanten: weniger Rückfragen, klare Anforderungen, schnellere Freigaben. Ein schlanker Onboarding-Prozess mit Schulungen und Templates ist entscheidend.
4. Regulatorik als Designkriterium
Verankern Sie PPWR- und ESG-Anforderungen direkt in Ihren Workflows und Templates – nicht als nachgelagerte Prüfung. So werden Compliance-Vorgaben von Anfang an Teil der Lieferantenkommunikation.
5. Messbare Ziele & KPIs definieren
Legen Sie vor dem Start fest, welche Kennzahlen Sie verbessern wollen (z. B. Ausschreibungsgeschwindigkeit, Anteil vollständiger Spezifikationen, Zertifikats-Compliance, Einsparungen im Einkauf) und tracken Sie diese kontinuierlich.
4. Wie Packa beim digitalen Packaging Supplier Management unterstützt
Packa wurde speziell für Unternehmen mit komplexen Verpackungsportfolios entwickelt und kombiniert:
- KI-gestütztes Spezifikationsdaten-Management für 100 % digitalisierte, standardisierte Verpackungsdaten.
- Zentrale Plattform für team- und lieferantenübergreifende Zusammenarbeit – Einkauf, Qualität, Nachhaltigkeit, Technik und Lieferanten arbeiten in einem System.
- Automatisierte Regulatorik-Checks gegen PPWR, EUDR und ESG-Anforderungen, inklusive Analysen zu Recyclingfähigkeit, CO₂ und EPR-Gebühren.
- Digitale Workflows für Ausschreibungen, Spezifikationsfreigaben, Zertifikatsmanagement und Änderungsprozesse, mit klaren Rollen, Fristen und Audit-Trails.
Damit wird Supplier Collaboration im Verpackungsmanagement von einem E-Mail- und Excel-getriebenen Risiko zu einem strukturierten, skalierbaren Wettbewerbsvorteil – mit messbaren Effekten auf Kosten, Compliance und Nachhaltigkeit.
Die Zukunft der Verpackung ist digital. Wer seine Lieferanten-Zusammenarbeit heute konsequent digitalisiert, ist für PPWR, ESG-Reporting und wachsenden Kostendruck im Verpackungsmanagement deutlich besser gerüstet.