Ab dem 12. August 2026 gilt die neue EU-Verpackungsverordnung (PPWR) direkt und verbindlich – ohne nationale Spielräume. Unternehmen müssen dann für jedes Verpackungsformat Konformitätserklärungen, technische Dokumentation, Recyclingfähigkeit und Kennzeichnung nachweisen können.
Viele Organisationen unterschätzen den Aufwand – bis Audits, Kundennachfragen oder Behördenkontrollen zeigen, wie groß die Lücken in Daten, Prozessen und Nachweisen tatsächlich sind.
Dieser Leitfaden zeigt die 10 häufigsten Fehler in der PPWR-Vorbereitung – und wie Sie sie mit strukturiertem sog. Packaging Data Management und digitalem Verpackungsmanagement vermeiden.
1. Kein vollständiger Überblick über das Verpackungsportfolio
Der Fehler:
Viele Unternehmen wissen nicht genau, wie viele Verpackungsartikel sie tatsächlich im Umlauf haben – und in welchen Varianten (Formate, Materialien, Länder, Marken). Artikel sind über ERP, Excel, E-Mail und Lieferantenportale verstreut.
Warum das kritisch ist:
- PPWR-Vorgaben (Recyclingfähigkeit, Rezyklatquoten, Kennzeichnung, Verbote) gelten artikel- und formatgenau.
- Ohne saubere Basisliste können Sie weder Risiken priorisieren noch Maßnahmen planen.
So vermeiden Sie den Fehler:
- Erstellen Sie einen einheitlichen Packaging-Artikelstamm über alle Business Units und Länder.
- Konsolidieren Sie Stammdaten, Spezifikationen und Stücklisten in einem zentralen Packaging Specification Management-System.
- Nutzen Sie eine Verpackungsmanagement-Software, die Daten aus ERP, Excel & PDFs automatisiert zusammenführt, statt manuell zu pflegen.
2. Verpackungsdaten liegen in Silos – und sind unvollständig
Der Fehler:
Materialarten, Schichtaufbauten, Klebstoffe, Farben, Rezyklatanteile, Lieferantenzertifikate – all das liegt in unterschiedlichen Excel-Dateien, E-Mails oder bei einzelnen Personen. Häufig fehlen 30–70 % der für PPWR-Bewertungen relevanten Daten.
Warum das kritisch ist:
- Ohne vollständige und strukturierte Datenbasis können Sie Recyclingfähigkeit, Rezyklatquoten und EPR-Gebühren nur grob schätzen, nicht nachweisen.
- Datenlücken verzögern Entscheidungen und blockieren Projekte zur Materialumstellung.
So vermeiden Sie den Fehler:
- Führen Sie alle relevanten Informationen in einem zentralen Verpackungsmanagement-System zusammen.
- Erfassen Sie Stammdaten und Spezifikationen möglichst standardisiert (Materialcodes, Layer, Gewichte, Normen).
- Setzen Sie auf digitale Lösungen mit Datenlückenanalyse und unterstützter Lieferantendatensammlung, statt Informationen manuell zusammenzutragen.
3. Fehlende oder unvollständige Konformitätserklärungen & technische Dokumentation
Der Fehler:
Konformitätserklärungen, Prüfberichte oder Migrationsgutachten werden nur projektbezogen abgelegt oder gar nicht systematisch eingefordert. Laufzeiten und Aktualität sind unklar.
Warum das kritisch ist:
- Ab August 2026 werden Konformitätserklärung und technische Dokumentation für Verpackungen Pflicht.
- Ohne saubere, auditfähige Dokumentation drohen Bußgelder, Produktrückrufe oder Listungsprobleme im Handel.
So vermeiden Sie den Fehler:
- Definieren Sie verbindliche Mindestanforderungen an Lieferantendokumente (pro Material/Verpackungstyp).
- Führen Sie ein zentrales, versioniertes Zertifikats- und Dokumentenmanagement ein.
- Überwachen Sie Laufzeiten und Gültigkeiten automatisiert und binden Sie Lieferanten über standardisierte Workflows ein.
4. Recyclingfähigkeit wird nur „gefühlt“ beurteilt
Der Fehler:
Verpackungen werden nach Bauchgefühl als „recyclingfähig“ eingestuft – ohne systematische Bewertung von Materialkombinationen, Farbgebungen, Sleeves, Etiketten oder Barrieren.
Warum das kritisch ist:
- Die PPWR macht Recyclingfähigkeit zum zentralen Design- und Zulassungskriterium.
- Falsche Einstufungen gefährden nicht nur Compliance, sondern auch EPR-Gebührenkalkulationen und Nachhaltigkeitsziele.
So vermeiden Sie den Fehler:
- Nutzen Sie standardisierte Bewertungsmethoden und Leitfäden (z. B. Sortier- und Recyclingregeln je Materialstrom).
- Hinterlegen Sie in Ihrer Verpackungsmanagement-Software Bewertungslogiken, die pro Artikel auf Basis der Spezifikationsdaten automatisch eine Recyclingfähigkeitsklasse ermitteln.
- Dokumentieren Sie alle Annahmen und Quellen auditfähig.
5. EPR-Gebühren, Rezyklatquoten und Materialumstellungen werden nicht durchgerechnet
Der Fehler:
PPWR-Vorgaben (Mindest-Rezyklatanteile, Verbote bestimmter Formate, künftige EPR-Systeme) werden isoliert betrachtet. Es fehlen Szenario-Analysen zu Kosten, CO₂ und Verfügbarkeit.
Warum das kritisch ist:
- Materialumstellungen beeinflussen Einkaufspreise, EPR-Gebühren, CO₂-Bilanz und Lieferantennetzwerk.
- Ohne Datenbasis laufen Sie Gefahr, zwar rechtskonform, aber wirtschaftlich deutlich schlechter aufgestellt zu sein.
So vermeiden Sie den Fehler:
- Verknüpfen Sie Ihre Spezifikationsdaten mit EPR-Gebühren, CO₂-Faktoren und Einkaufspreisen.
- Simulieren Sie Szenarien („Was passiert, wenn wir alle PET-Verpackungen auf 30 % Rezyklat umstellen?“).
- Zentralisieren Sie diese Analysen im digitalen Verpackungsmanagement, statt sie in Excel-Einzellösungen zu verstecken.
6. Lieferanten werden zu spät und unsystematisch eingebunden
Der Fehler:
Anfragen zu Daten, Zertifikaten oder Materialalternativen erfolgen ad hoc per E-Mail. Jeder Einkaufende arbeitet mit eigenen Vorlagen und Fristen.
Warum das kritisch ist:
- Ohne klare Anforderungen und Fristen sind Antwortzeiten lang, Daten uneinheitlich und Lücken bleiben unentdeckt.
- Strategische Umstellungen (z. B. auf recyclingfähige Monomaterial-Lösungen) verzögern sich.
So vermeiden Sie den Fehler:
- Standardisieren Sie Lieferantenfragebögen, Datenmodelle und Mindestanforderungen.
- Nutzen Sie automatisierte Workflows für Datensammeln, Erinnerungen und Validierung.
- Machen Sie Datenqualität zum festen Bestandteil von Lieferantenbewertung und Rahmenverträgen.
7. Unklare Rollen zwischen Einkauf, Technik, Nachhaltigkeit & Compliance
Der Fehler:
Niemand fühlt sich durchgängig verantwortlich. Der Einkauf optimiert Preise, die Technik kümmert sich um Machbarkeit, eine weitere Abteilung um CO₂-Themen und Compliance um Rechtsfragen – aber ohne gemeinsame Governance.
Warum das kritisch ist:
- PPWR-Umsetzung erfordert abteilungsübergreifende Entscheidungen (z. B. Trade-offs zwischen Kosten, Recyclingfähigkeit und Rezyklatverfügbarkeit).
- Ohne klare Verantwortlichkeiten bleiben Projekte im Abstimmungskreislauf stecken.
So vermeiden Sie den Fehler:
- Definieren Sie ein zentrales Steuerungsgremium für alle Verpackungsfragen (Packaging Board).
- Legen Sie Verantwortlichkeiten für Datenqualität, Freigabeprozesse und Compliance verbindlich fest.
- Arbeiten Sie auf einer gemeinsamen Verpackungsdaten-Plattform, damit alle auf dieselben, aktuellen Informationen zugreifen.
8. Fokus nur auf Kennzeichnung – nicht auf Datenbasis und Nachweise
Der Fehler:
Unternehmen konzentrieren sich vor allem auf neue Symbole, QR-Codes und Label-Designs – die zugrundeliegenden Datenstrukturen werden vernachlässigt.
Warum das kritisch ist:
- Die PPWR bringt digitale Kennzeichnung (u. a. per QR-Code) und harmonisierte EU-Labels. Ohne saubere Daten dahinter ist die Kennzeichnung nicht konsistent oder nachweisbar.
- Falsche oder widersprüchliche Informationen erhöhen Haftungsrisiken (Green Claims, Verbrauchertäuschung).
So vermeiden Sie den Fehler:
- Bauen Sie zuerst eine stabile, strukturierte Datenbasis auf – Kennzeichnung nutzt diese dann „nur“ als Output.
- Verwalten Sie alle kennzeichnungsrelevanten Informationen (Material, Recyclingfähigkeit, Rezyklatanteil, Entsorgungshinweise) zentral und versioniert.
- Integrieren Sie Ihr digitales Verpackungsmanagement mit Artwork- bzw. Label-Prozessen.
9. PPWR wird als einmaliges Projekt statt als laufender Prozess gesehen
Der Fehler:
„Wir machen jetzt PPWR und sind dann fertig.“ – Viele Unternehmen planen einmalige Projekte und unterschätzen, dass Vorgaben, Auslegungen und Marktpraxis sich weiterentwickeln werden.
Warum das kritisch ist:
- Regulatorik, Leitfäden der Systeme und Marktanforderungen (Handel, Marken, Verbraucher) werden sich bis 2030+ mehrfach ändern.
- Ein statisches Excel-Set-up ist nach dem ersten Update überholt.
So vermeiden Sie den Fehler:
- Verstehen Sie PPWR-Compliance als kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
- Etablieren Sie regelmäßige Reviews von Portfolio, Datenqualität und Risikobewertung.
- Setzen Sie auf Verpackungsmanagement-Software, die regulatorische Änderungen in Analysen und Reports laufend abbilden kann.
10. Verlass auf Excel und Fileshares statt digitales Verpackungsmanagement
Der Fehler:
Trotz wachsender Anforderungen werden Verpackungsdaten in Excel, Netzlaufwerken und E-Mail-Postfächern verwaltet – ohne klare Versionierung, Verantwortlichkeiten oder Automatisierung.
Warum das kritisch ist:
- Excel skaliert nicht für hundert bis tausende Verpackungsartikel und komplexe PPWR-Anforderungen.
- Fehler lassen sich kaum nachverfolgen, Audits sind aufwendig und Risiko bleibt hoch.
So vermeiden Sie den Fehler:
- Führen Sie ein zentrales, skalierbares System für digitales Verpackungsmanagement ein.
- Nutzen Sie Funktionen wie:
- KI-unterstützten Import von Spezifikationen
- automatische Datenlückenanalyse
- integrierte PPWR- und Recycling-Checks
- auditfähige Dokumentation & Reporting.
Wie lassen sich diese PPWR-Fehler systematisch vermeiden?
Der rote Faden durch alle zehn Fehler ist derselbe: Daten, Spezifikationen und Nachweise sind die Grundlage jeder PPWR-Entscheidung.
Mit einer professionellen Lösung für packaging data management und packaging specification management können Sie:
- Ihr komplettes Verpackungsportfolio strukturiert digitalisieren
- Lieferantendaten und Zertifikate automatisiert einsammeln und pflegen
- Recyclingfähigkeit, EPR-Gebühren, CO₂ und Materialalternativen datenbasiert bewerten
- Konformitätserklärungen und technische Dokumentation auditfähig bündeln
- Berichte für interne Entscheider, Handelspartner und Behörden mit wenigen Klicks bereitstellen.
Nächster Schritt: PPWR-Schnell-Check in 5 Minuten
Wenn Sie wissen wollen, wo Ihr Unternehmen heute steht, ist ein kompakter Status-Check der beste Einstieg.
Auf Basis der typischen Herausforderungen – fehlende EU-Kennzeichnung, uneinheitliche Verpackungsdaten, keine Risikobewertung im Portfolio, unklare Recyclingfähigkeit – hat Packa eine praxisnahe PPWR-Checkliste entwickelt.
Machen Sie den Schnell-Check: Unsere PPWR-Checkliste zeigt in 5 Minuten, wo Sie stehen.
Sie erhalten:
- einen ersten PPWR-Readiness-Score,
- Klarheit über Ihre größten Daten- und Prozesslücken,
- eine strukturierte Grundlage für Ihr internes PPWR-Projekt.
FAQ zur PPWR-Vorbereitung (für Einkauf, Technik & Compliance)
Was ist die PPWR in Kürze?
Die Packaging and Packaging Waste Regulation (PPWR) ist die neue EU-Verpackungsverordnung, die ab dem 12. August 2026 direkt in allen Mitgliedsstaaten gilt. Sie ersetzt die bisherige Richtlinie und führt einheitliche, rechtlich verbindliche Anforderungen an Design, Recyclingfähigkeit, Kennzeichnung und Kreislauffähigkeit von Verpackungen ein.
Ab wann gelten welche Pflichten?
Wichtige Meilensteine sind u. a.:
- 12. August 2026: Pflicht zu Konformitätserklärungen und technischer Dokumentation
- Ab 2027/2028: stufenweise Einführung digitaler und harmonisierter EU-Verpackungskennzeichnungen
- 2030: Alle Verpackungen müssen grundsätzlich recyclingfähig sein
- 2035: Nachweis der tatsächlichen Kreislaufführung wird erforderlich.
Wer sollte das PPWR-Projekt im Unternehmen führen?
Erfolgreiche Unternehmen setzen auf ein interdisziplinäres Steuerungsteam aus Einkauf, Verpackungstechnik, Nachhaltigkeit, Qualität und Compliance. Einkauf und Technik verantworten in der Regel Spezifikationen und Lieferanten, Nachhaltigkeit und Compliance die regulatorische Auslegung – alle arbeiten jedoch auf einer gemeinsamen, digitalen Verpackungsdaten-Plattform zusammen.